Sổ Excel hiếm khi sai một phát lớn. Nó rỉ. Mỗi tuần lệch vài trăm nghìn, tới cuối quý mới lòi ra một khoản không ai truy được nguồn, và lúc đó thì chẳng ai còn nhớ nó bắt đầu từ đâu.
Sổ Excel quản lý công nợ vựa rau vỡ ở năm chỗ khi bán gối đầu: số dư và danh sách hoá đơn nằm ở hai sheet rời nhau, tiền khách đưa dư không có chỗ ghi, hạn mức nợ chỉ nhìn thấy sau khi đã bán, sửa một đơn đã giao thì sổ nợ không tự đi theo, và nợ đầu kỳ bị cắt theo ngày gõ máy thay vì ngày nợ thật.
Nói trước cho rõ: Bắp Non lớn lên từ đúng một file Excel như vậy. Hai mươi bảy sheet, chạy một vựa bỏ mối suốt mấy năm trước khi có phần mềm. Cấu hình khách, giá tuần giá tháng, mấy kiểu màn lên đơn, lịch sử đơn, in hoá đơn từng ngày, bảng kê công nợ, một sheet pivot để nhìn tổng. Năm chỗ dưới đây là năm chỗ cái file đó phải gồng bằng tay mỗi ngày, nên anh chị đọc thấy quen là phải.
Số dư nằm một sheet, hoá đơn nằm sheet khác
Sổ nào cũng có hai phần: một sheet liệt kê từng đơn từng phiếu, một sheet tổng hợp "khách này còn nợ bao nhiêu". Nối với nhau bằng công thức. Mà công thức thì đứt.
Nó đứt đúng lúc mình bận nhất. Chèn một dòng giữa bảng. Kéo công thức thiếu một ô. Lọc rồi xoá nhầm dòng đang ẩn. Copy sheet tháng trước ra làm tháng mới rồi quên đổi vùng tham chiếu. Không có báo lỗi nào cả, số vẫn hiện ra, chỉ là số sai.
Cái đúng thì đơn giản tới mức khó tin: số dư không được là một ô ai đó gõ vào hay kéo công thức tới. Nó phải là kết quả cộng lại từ chính các dòng phát sinh. Sửa dòng nào, số dư đổi theo dòng đó. Không có đường nào cho hai bên lệch nhau.
Khách đưa tiền chẵn, phần dư biến đâu mất
Đây là chỗ Excel bí nhất. Đơn 1.850.000, khách đưa 2.000.000, nói "để đó trừ đơn sau".
Người ghi sổ có ba đường, cả ba đều bẩn:
- Ghi thu đúng 1.850.000 rồi quên 150.000. Tiền vào két mà sổ không biết.
- Ghi thu 2.000.000 cho khớp két, số dư thành âm. Sau này không ai phân biệt được khoản âm đó là tiền trả trước hay một dòng ghi nhầm.
- Mở một cột "tiền dư" riêng rồi tự nhớ mà trừ.
Đường thứ ba hay gặp nhất, và nó hỏng êm nhất. Cột đó chỉ đúng chừng nào người giữ sổ còn nhớ. Nghỉ một tuần, hoặc đổi người ghi, là phần dư nằm lại đó vĩnh viễn.
Phần dư phải được ghi nhận như một khoản của khách và tự cấn vào đơn kế tiếp, không cần ai nhớ. Cách ghi nằm ở bài công nợ gối đầu và tiền chẵn.
Hạn mức chỉ có ích nếu nó chặn được lúc đang bán
Hạn mức trong Excel là một con số nằm ở sheet khách hàng. Nó có ích đúng một lúc: lúc mình ngồi mở file ra xem.
Còn lúc quyết định bán thì người lên đơn đang đứng ở chợ, bốn giờ sáng, khách hối, xe chờ. Không ai mở Excel ra dò trong hoàn cảnh đó.
Nên hạn mức thành con số để giải thích sau, không phải để ngăn trước. Khách vượt hạn mức thì cuối tháng ngồi đối chiếu mới biết, mà lúc đó hàng đã đi rồi. Cách đặt và theo dõi ở bài sổ nợ vựa rau.
Sửa đơn đã giao thì sổ nợ đứng yên
Chỗ này tốn tiền nhất, và nó không bao giờ lộ ra ngay.
Đơn chốt 20kg, cân ra 18,6kg, hoá đơn in theo 18,6. Người ghi sổ sửa số ở sheet đơn hàng. Nhưng dòng nợ của khách đã ghi từ hôm giao, bằng con số cũ. Hai bên lệch nhau đúng 1,4kg tiền hàng.
Một đơn thì không ai thấy. Ba tháng, mỗi ngày vài đơn, thì tới lúc đối chiếu là một khoản lệch không ai truy được nguồn.
Tiền hàng và sổ nợ là hai vế của cùng một bút toán. Sửa vế này thì phải kéo theo vế kia, hoặc khoá hẳn không cho sửa và bắt lập chứng từ riêng: dư thì phiếu trả hàng, thiếu thì đơn bù. Không có đường thứ ba. Vì sao vựa cần giữ cả hai con số đặt và cân thì ở bài cân hai cột đặt và cân.
Cuối tháng, bảng kê cắt nhầm ngày
Bảng kê gửi khách có ba phần: nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, nợ cuối kỳ. Cả ba đều phụ thuộc vào một chuyện duy nhất, là kỳ được cắt theo ngày nào.
Phần lớn sổ Excel chỉ có một cột ngày, và đó là ngày người ta gõ vào máy. Đơn giao ngày 29 mà thứ Hai đầu tháng sau mới nhập thì rơi sang tháng sau. Khách nhìn bảng kê thấy thiếu một đơn của tháng trước, thừa một đơn không phải của tháng này.
Rồi gọi điện. Rồi mất cả buổi sáng. Mà lỗi thì thuộc về sổ, nên có cãi cũng khó.
Một giao dịch chỉ có một ngày nghiệp vụ, và bảng kê cắt theo ngày đó. Chuyện này đủ lớn để viết riêng: một đơn giao hôm nay, ghi sổ ngày nào mới đúng.
Nói cho công bằng, Excel vẫn hơn ở một chỗ
Anh chị muốn thử một cách tính giá mới, muốn xem thử một kiểu bảng kê khác? Mở Excel làm trong mười phút. Không phần mềm nào nhanh bằng, và cũng không nên có phần mềm nào nhanh bằng.
Chỗ nó đuối là chạy việc hằng ngày, cho nhiều người cùng lúc, trên số tiền thật. Ranh giới nằm ở đó, không nằm ở chỗ Excel cũ hay thủ công. Cái file 27 sheet kia chạy được nhiều năm, và gần như mọi nghiệp vụ phần mềm này làm hôm nay đều có gốc từ nó.
Vài câu hay được hỏi
Vựa nhỏ, mười mấy khách thì Excel có đủ không? Đủ, nếu chỉ một người ghi sổ và người đó không nghỉ. Năm chỗ trên không đến từ số lượng khách. Nó đến từ số người cùng đụng vào sổ, và từ độ dài của một khoản nợ gối đầu. Hai khách nợ kéo ba tháng phiền hơn hai mươi khách trả tiền ngay.
Vá Excel cho khỏi vỡ được không? Vá được ba trong năm. Khoá ô công thức, dựng pivot thay vì gõ tay, thêm một cột ngày nghiệp vụ riêng. Hai chỗ không vá được là hạn mức chặn lúc lên đơn và ràng buộc giữa tiền hàng với sổ nợ. Hai thứ đó cần chốt chặn nằm trong luồng làm việc, không nằm trong công thức.
Chuyển sang phần mềm thì sổ nợ mấy năm nay đi đâu? Không phải nhập lại từng đơn. Mỗi khách một dòng số dư đầu kỳ, mang ngày nợ thật. Chi tiết ở bài chuyển sổ nợ từ Excel sang phần mềm.
Bao giờ thì thấy sổ bắt đầu lệch? Thường là lúc số dư của một khách về gần 0. Còn nợ nhiều thì một khoản sai vài trăm nghìn lẫn vào tổng, chẳng ai nhìn ra. Tới lúc khách trả hết mà vẫn còn treo một khoản lẻ, hoặc tệ hơn là âm, thì cái sai đã nằm đó từ lâu.
Thử một việc, mười phút thôi
Anh chị lấy hai khách có số dư đang gần bằng 0. Cộng tay lại từ đầu: hết dòng nợ, trừ hết dòng đã thu. Rồi so với ô số dư đang hiện trên sheet tổng hợp.
Khớp thì sổ đang lành, cứ dùng tiếp, đừng đổi gì cả. Lệch thì phần lệch nằm ở một trong năm chỗ trên, và công nợ gối đầu và tiền chẵn là chỗ nên đọc tiếp.