Phiếu gom tuyến là tờ giấy người soạn hàng cầm trên tay đi gom, không phải chứng từ gửi cho ai. Nó được thiết kế cho một hoàn cảnh rất cụ thể: ba giờ sáng, ánh sáng kém, một tay cầm giấy một tay bốc hàng. Mọi quyết định về tờ giấy này đều nên xuất phát từ hoàn cảnh đó.
Phiếu gom tuyến gom các đơn của cùng một buổi giao thành một tờ, xếp theo từng khách, kèm một bảng tổng hợp theo mặt hàng để biết cần lấy tổng cộng bao nhiêu. Đây là giấy nội bộ nên không cần dấu, không cần chữ ký, và in ra không được làm đổi trạng thái đơn nào.
Khác hoá đơn ở chỗ nào
Hai tờ giấy này hay bị gộp làm một, mà gộp thì cả hai đều dùng dở.
Hoá đơn gửi cho khách, mỗi khách một tờ, mang số tiền và số dư nợ. Nó là chỗ đối chiếu. Xem bài in hoá đơn cho vựa bỏ mối.
Phiếu gom tuyến thì cho người trong sạp, một tờ cho cả tuyến, mang số lượng chứ không mang tiền. Người soạn hàng không cần biết khách này trả bao nhiêu, họ cần biết lấy bao nhiêu ký và bỏ vào rổ nào.
In tiền lên phiếu gom tuyến còn có một rủi ro thật: tờ giấy đó đi qua nhiều tay và hay rơi lại ở chợ.
Ba thứ tờ giấy này phải làm được
Gom được theo mặt hàng. Cuối tờ phải có một bảng tổng hợp: cải ngọt tổng 48kg, cà chua tổng 35kg, bí đao tổng 20kg. Người đi lấy hàng nhìn bảng này để biết cần lấy bao nhiêu, chứ không cộng nhẩm từ mười khối đơn phía trên.
Tick được từng món. Mỗi dòng phải có chỗ đánh dấu đã bốc xong. Đây là lý do tồn tại của tờ giấy, vì không có chỗ tick thì nó chỉ là bản in danh sách.
Đọc được dưới ánh sáng chợ. Cỡ chữ có thể co lại cho vừa trang, nhưng phải có mức sàn. Thiếu chỗ thì in thêm tờ. Bóp chữ xuống mức phải soi là tiết kiệm được nửa tờ giấy mà đổi lấy một lần bốc nhầm.
Bốn quy ước trình bày
Bốn thứ dưới đây đều đến từ việc in thật rồi đem ra chợ dùng, không phải từ ý thích.
Một đơn nằm gọn trong một cột. Khối của một khách mà bị xẻ đôi giữa hai cột thì người soạn dễ bỏ sót phần sau. Nếu chỗ trống còn lại không đủ, cho cả khối sang cột mới. Chấp nhận để trống một khoảng còn hơn xẻ ra. Chỉ đơn nào dài hơn cả một cột mới buộc phải xẻ, và khi xẻ thì chia đều chứ đừng để "4 dòng rồi tiếp 26 dòng".
Đừng kẻ khung. Nghe ngược đời, nhưng lưới ô làm tờ giấy đặc kín và mắt khó bắt dòng. Tách các khối bằng khoảng trắng và tên khách in đậm là đủ. Cả tờ chỉ cần đúng hai nét kẻ: gạch dưới tiêu đề và gạch trên dòng tổng.
Ghi chú phải có chữ dẫn. Khi bỏ khung đi thì một dòng ghi chú lọt thỏm giữa các dòng hàng sẽ bị đọc nhầm thành một món hàng. Nên nó bắt buộc mở đầu bằng chữ "Ghi chú:".
Bảng tổng hợp là khối duy nhất được cắt tự do. Nó là một danh sách dài, cắt ở đâu cũng đọc tiếp được, và chính nó dùng để cân cho các cột dài bằng nhau.
In ra không được đổi trạng thái đơn
Đây là luật quan trọng nhất trong bài, và nó đến từ một lỗi có thật.
Đã từng có phiên bản mà thao tác in gom tuyến đồng thời đẩy cả loạt đơn sang trạng thái đang giao. Nghe rất tiện, in xong là xong luôn một bước. Nhưng đang giao là mốc trừ kho, nghĩa là in thử một tờ để xem bố cục là trừ kho thật cả tuyến, và không có đường lùi.
Luật rút ra: in là in. Đổi trạng thái là một thao tác riêng, có nút riêng, và người dùng phải bấm với ý thức rằng mình đang đổi trạng thái. Bắp Non tách hẳn hai thao tác này đúng vì chuyện đó.
Một chi tiết nhỏ đi kèm: in xong thì giữ nguyên danh sách đang chọn. Nếu bỏ chọn hết, người dùng muốn chuyển cả tuyến sang đang giao ngay sau khi in lại phải tick lại từ đầu.
Một tờ đủ dùng gồm những gì
Giả sử buổi sáng có 12 đơn. Tờ giấy sẽ gồm:
- Dòng đầu: ngày giao, tên tuyến, tổng số đơn.
- Mười hai khối, mỗi khối một khách: tên khách in đậm, danh sách mặt hàng và số lượng, mỗi dòng có ô tick.
- Ghi chú riêng của từng đơn nếu có, mở đầu bằng "Ghi chú:".
- Cuối tờ: bảng tổng hợp theo mặt hàng cho cả 12 đơn.
Không có cột giá, không có tổng tiền, không có chỗ ký.
Vài câu hay được hỏi
Nên in mỗi tuyến một tờ hay cả sạp một tờ? Mỗi tuyến một tờ, vì mỗi tuyến một người đi. Bảng tổng hợp cũng nên tính riêng theo tuyến, vì gộp cả sạp thì người đi lấy hàng không biết phần nào của mình.
Người soạn hàng ghi số cân lên tờ này rồi ai nhập vào máy? Tuỳ cách làm của sạp, nhưng nên nhập ngay trong buổi chứ đừng để tối. Con số cân ghi tay trên giấy là bản gốc duy nhất cho tới khi nó vào máy, mà tờ giấy đó ở chợ thì rất dễ mất.
Có cần in số đặt của khách lên phiếu gom không? Có, vì đây chính là chỗ số đặt được dùng: người soạn cần biết khách đặt bao nhiêu để gom. Số cân thực thì ghi tay vào bên cạnh khi cân xong.
Tuyến thay đổi giữa chừng, thêm một đơn thì làm sao? In thêm một tờ cho đơn bổ sung, đừng in lại cả tuyến. Người soạn đã tick được nửa tờ cũ rồi, in lại là mất hết dấu tick.
Thử đúng một buổi
Anh chị cầm tờ phiếu gom hiện tại của sạp ra chỗ soạn hàng và thử một buổi. Có tick được không, có phải lật qua lật lại để cộng tổng một mặt hàng không, và có chỗ nào phải soi mới đọc được không.
Ba câu đó chỉ ra ngay tờ giấy đang thiếu gì, và thường thứ thiếu là bảng tổng hợp cuối tờ.
Đọc tiếp: cân hai cột đặt và cân.