Một giao dịch chỉ có một ngày, và ngày đó là ngày khách nhận hàng. Không phải ngày khách gọi đặt, không phải ngày mình gõ vào máy, và cũng không phải lúc bấm nút "đang giao" trên phần mềm.
Ngày ghi sổ của một đơn hàng là ngày khách nhận được hàng. Mọi con số đi theo đơn đó, gồm công nợ, tồn kho, doanh thu và bảng kê, đều phải cắt theo cùng một ngày này. Chọn một ngày khác cho một trong bốn con số là làm cho bốn con số không bao giờ khớp nhau được nữa.
Nghe hiển nhiên. Nhưng phần lớn sổ sách của vựa đang ghi theo ngày gõ máy, và đó là gốc của gần hết những lần đối chiếu lệch cuối tháng.
Bốn cái ngày chen vào một đơn
Một đơn bỏ mối bình thường có tới bốn cái ngày, và chúng hiếm khi trùng nhau:
- Ngày khách gọi đặt, thường là chiều hôm trước.
- Ngày khách nhận hàng, sáng hôm sau.
- Ngày gõ vào máy, có thể là hôm nhận, có thể hai hôm sau, tuỳ ai rảnh.
- Ngày khách trả tiền, vòng sau, có khi cách hai tuần.
Bốn ngày, mà mỗi phần mềm lại lặng lẽ chọn một cái làm mốc ghi sổ. Chỗ nguy hiểm là nó không hỏi ai cả. Nó chỉ lấy ngày hệ thống lúc bấm lưu, tức là ngày thứ ba, ngày ít có ý nghĩa nghiệp vụ nhất trong bốn ngày.
Ngày đúng là ngày thứ hai. Đó là lúc quyền sở hữu hàng chuyển sang khách, tức lúc phát sinh doanh thu và phát sinh khoản phải thu. Kế toán gọi đây là ngày chứng từ, và mọi chuẩn mực đều lấy mốc này.
Vì sao mốc bấm nút cũng sai
Đây là cách nghe rất hợp lý mà vẫn sai, nên đáng nói riêng.
Ý tưởng là cho phần mềm ghi sổ đúng lúc người dùng bấm nút chuyển đơn sang trạng thái đang giao. Như vậy khỏi phải gõ ngày, khỏi sợ gõ nhầm, mà mốc lại gắn với một hành động thật.
Chỗ nó gãy: giao tối hôm trước, khách sáng hôm sau mới nhận. Với vựa đi chợ đêm thì đây không phải trường hợp hiếm, mà là chuyện gần như hằng ngày. Hàng lên xe lúc 11 giờ đêm ngày 30, khách nhận lúc 4 giờ sáng ngày 31. Ghi sổ theo lúc bấm nút thì đơn đó rơi vào tháng trước, trong khi khách nhận hàng ở tháng sau.
Mà về bản chất, hàng còn nằm trên xe thì vẫn là tài sản của sạp. Chưa ai nhận thì chưa có gì để ghi.
Lên đơn bù là hợp lệ, không phải lách
Chỗ này hay bị hiểu ngược, và hiểu ngược thì người ta sẽ tránh làm đúng.
Chứng từ về trễ là chuyện bình thường trong nghề. Đơn giao thứ Bảy, thứ Hai mới có người ngồi nhập. Khi đó đơn phải được ghi theo ngày sự kiện, tức ngày thứ Bảy khách nhận hàng, chứ không phải ngày thứ Hai nhập máy. Đó không phải sửa số liệu, đó là ghi đúng.
Cái cần giữ là dấu vết. Hệ thống vẫn lưu lại thời điểm thật sự có người bấm lưu, tách riêng khỏi ngày nghiệp vụ. Hai thông tin, hai chỗ, không đè nhau. Ngày nghiệp vụ để tính sổ, thời điểm nhập để biết ai làm gì lúc nào.
Trong thực tế, chuyện lên đơn bù xảy ra vài lần một tháng. Đủ nhiều để phải làm cho đúng, nhưng đủ ít để không nên đổi giá trị mặc định của ô ngày giao. Mặc định là hôm nay vẫn đúng cho phần lớn đơn; ai lên đơn bù thì tự sửa ngày.
Giá cũng phải đi theo ngày giao
Chỗ này nhiều phần mềm làm nửa vời, và nó tốn tiền thật.
Nếu đơn ghi sổ theo ngày giao mà giá lại lấy theo hôm nay, thì lên một đơn bù cho tuần trước sẽ ra tiền của bảng giá tuần này. Với ngành rau, bảng giá đổi theo tuần, nên một đơn lùi ngày qua ranh giới tuần là lệch cả một kỳ giá, không phải lệch vài đồng.
Ví dụ cụ thể. Kỳ giá chạy từ thứ Hai tới Chủ Nhật. Đơn giao Chủ Nhật ngày 27, tới thứ Hai ngày 28 mới nhập. Nếu giá lấy theo hôm nhập thì cả đơn ăn bảng giá của tuần mới, dù hàng đã giao theo giá tuần cũ và khách đã đồng ý theo giá tuần cũ.
Ngày chứng từ và giá là hai vế của cùng một bút toán. Để một vế chạy theo lịch còn vế kia đứng yên theo đồng hồ là tự tạo ra chênh lệch không ai truy được. Bắp Non lấy ngày khách nhận hàng làm mốc duy nhất cho cả bốn con số, kể cả giá. Chi tiết cách bảng giá vận hành ở bài giá rau đổi từng ngày.
Ngày khoá sổ: đặt trước khi gửi bảng kê đầu tiên
Ghi đúng ngày mới xong một nửa. Nửa còn lại là không cho sửa ngược về quá khứ sau khi đã chốt với khách.
Cơ chế này gọi là ngày khoá sổ. Đặt một mốc, mọi bút toán có ngày nghiệp vụ trước mốc đó đều bị từ chối, cả thêm mới lẫn sửa. Ai cần sửa thật thì lùi mốc, và việc lùi mốc được ghi lại.
Thời điểm nên bắt đầu dùng là trước khi gửi bảng kê hằng tháng đầu tiên cho khách, không phải sau. Lý do đơn giản: đã gửi cho khách một con số thì con số đó không được đổi nữa. Bảng kê gửi rồi mà tháng sau in lại ra số khác là mất uy tín, và thứ đó khó lấy lại hơn nhiều so với một tính năng còn thiếu.
Một điểm dễ hiểu nhầm: khoá sổ không chặn việc huỷ một đơn cũ. Bút toán đảo khi huỷ mang ngày hôm nay, rơi vào kỳ đang mở, nên vẫn chạy được. Khoá sổ chỉ chặn việc ghi thêm hoặc sửa vào một kỳ đã chốt.
Vài câu hay được hỏi
Ngày trên hoá đơn và ngày ghi sổ có phải một không? Nên là một. Hoá đơn là chứng từ của giao dịch, nên nó mang ngày của giao dịch, tức ngày khách nhận hàng. Hai ngày khác nhau trên cùng một giao dịch là tự đẻ ra hai nguồn sự thật.
Khách nhận hàng lúc 2 giờ sáng thì tính ngày nào? Tính theo ngày dương lịch tại thời điểm nhận, tức là ngày mới. Cái cần thống nhất là cả sạp dùng chung một cách tính và một múi giờ, chứ không phải chọn mốc nào cho tiện.
Lỡ ghi theo ngày nhập máy nhiều tháng rồi thì sửa được không? Sửa ngược lại toàn bộ thì rất tốn công và dễ hỏng thêm. Cách thực tế hơn: chốt một ngày cắt, từ ngày đó trở đi ghi đúng theo ngày nhận hàng, và giữ nguyên phần cũ. Ghi rõ mốc cắt lại để sau này còn biết vì sao hai giai đoạn khác nhau.
Đơn giao nhiều ngày liên tiếp cho một khách thì gộp hay tách? Tách theo từng ngày nhận. Mỗi ngày nhận hàng là một giao dịch riêng với một ngày chứng từ riêng. Gộp cả tuần vào một đơn là mất khả năng đối chiếu theo ngày, và cũng làm giá không tính đúng nếu tuần đó có đổi giá.
Tìm một đơn nhập trễ mà xem
Anh chị mở sổ ra và tìm một đơn được nhập trễ vài ngày. Xem con số của nó rơi vào kỳ nào trên bảng kê.
Nếu nó rơi theo ngày người ta ngồi nhập chứ không theo ngày khách nhận hàng, thì mọi bảng kê đã gửi đi đều đang mang cùng một loại sai lệch đó.
Đọc tiếp: cân hai cột đặt và cân và sổ nợ vựa rau.