Một cuốn sổ nợ dùng được phải trả lời cho anh chị bốn câu về từng khách: đang nợ bao nhiêu, được nợ tối đa bao nhiêu, khoản để lâu nhất là mấy ngày, và tới ngày chốt thì bảng kê ra con số nào. Thiếu câu nào thì cuốn sổ đó chỉ để xem lại, không dùng để quyết định bán hay ngừng.
Sổ nợ vựa rau cần bốn thứ cho mỗi khách: số dư hiện tại, hạn mức nợ có tác dụng chặn ngay lúc lên đơn, tuổi nợ tính từ ngày nợ phát sinh thật, và bảng kê chốt đến một ngày cụ thể để gửi khách. Số dư phải được cộng lại từ các dòng phát sinh, không phải một ô gõ tay.
Một dòng sổ nợ đủ nghĩa gồm những gì
Gần như sổ nào cũng có ba cột: ngày, số tiền, ghi chú. Ba cột đó đủ để cộng, nhưng không đủ để tra.
Một dòng đủ nghĩa cần thêm ba thứ nữa. Loại phát sinh là gì, bán hàng hay thu tiền hay điều chỉnh hay nợ đầu kỳ. Chứng từ gốc là đơn nào, phiếu nào. Và ngày nghiệp vụ tách riêng khỏi ngày gõ vào sổ. Ba thứ này không phục vụ việc cộng, chúng phục vụ việc trả lời khi khách hỏi lại.
Mà câu khách hay hỏi nhất chính là "khoản này ở đâu ra". Sổ có chứng từ gốc thì trả lời trong mười giây. Sổ không có thì phải lật lại cả tháng.
Hạn mức chỉ có ích khi nó chặn được lúc lên đơn
Đây là chỗ phân biệt một con số hạn mức thật với một con số trang trí.
Hạn mức ghi trong hồ sơ khách hàng, mỗi tháng mở ra xem một lần, là con số giải thích sau. Cuối tháng nhìn lại mới biết khách đã vượt. Hạn mức có tác dụng là con số ngăn trước: khách chạm ngưỡng thì đơn không đi tiếp được, ngay tại màn lên đơn, trước khi hàng lên xe.
Khác biệt nằm ở thời điểm chứ không nằm ở con số. Người lên đơn đang đứng ở chợ lúc bốn giờ sáng, điện thoại trên tay, khách hối. Không ai mở sổ ra dò trong hoàn cảnh đó. Một hạn mức chỉ sống trong sổ là một hạn mức không tồn tại.
Trước khi đặt hạn mức cho khách, anh chị nên chốt sẵn mấy chuyện:
- Hạn mức tính trên số dư tổng, đã gồm cả nợ có từ trước khi dùng phần mềm. Không thì khách nợ cũ nhiều lại đang được coi như khách sạch.
- Khách vượt hạn mức thì ai được quyết cho bán tiếp. Chốt trước một người, đừng để tới lúc đó mới hỏi.
- Hạn mức nên rà lại theo kỳ, vì nó phản ánh mức tin cậy chứ không phải một con số đặt một lần rồi thôi.
Tuổi nợ tính từ mốc nào
Tuổi nợ là thứ nói cho mình biết một khoản đang xấu đi, trong khi số dư thì không. Hai khách cùng nợ 30 triệu là hai câu chuyện hoàn toàn khác nhau nếu một bên nợ mới bảy ngày còn bên kia đã bốn tháng.
Cách tính thông dụng và đúng với nghề là trừ dần từ khoản cũ nhất. Tiền khách trả về được coi là trả cho khoản phát sinh sớm nhất trước. Phần còn sót lại sau khi trừ hết chính là phần để lâu nhất, và tuổi của nó là con số đáng nhìn.
Cách tính này có một điều kiện bắt buộc: mỗi dòng phải mang ngày nợ thật. Đây là chỗ hay hỏng nhất, và nó hỏng rất kín. Khi chuyển sổ từ Excel sang phần mềm, nợ cũ hay bị nhập vào bằng ngày hôm nhập. Tổng số dư vẫn đúng tuyệt đối. Nhưng toàn bộ nợ cũ từ đó mang tuổi bằng 0, và cột "quá hạn bao nhiêu ngày" của cả sổ ra 0 hết.
Cách nhập đúng nằm ở bài chuyển sổ nợ từ Excel sang phần mềm.
Bảng kê gửi khách: chốt đến ngày nào
Bảng kê là chỗ sổ của mình gặp sổ của khách. Nó có ba phần: nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, nợ cuối kỳ. Và cả ba đều phụ thuộc vào một quyết định duy nhất, là kỳ được cắt theo ngày nào.
Cắt theo ngày gõ máy thì một đơn giao ngày 29 mà thứ Hai đầu tháng sau mới nhập sẽ rơi nhầm kỳ. Khách nhìn bảng kê thấy thiếu một đơn tháng trước, thừa một đơn tháng này, rồi cuộc điện thoại sau đó tốn cả buổi sáng.
Cắt theo ngày nghiệp vụ, tức ngày khách nhận hàng, thì chứng từ về trễ vẫn rơi đúng kỳ của nó. Nợ đầu kỳ khi đó là tổng của mọi phát sinh có ngày nghiệp vụ trước ngày bắt đầu kỳ, không phụ thuộc chút nào vào việc ai nhập lúc nào. Lý do đằng sau viết riêng ở bài một đơn giao hôm nay ghi sổ ngày nào.
Một chi tiết nhỏ mà đáng làm: ô chọn ngày trên màn bảng kê nên ghi rõ là chốt đến ngày nào, chứ không phải "từ ngày đến ngày" chung chung. Người dùng bảng kê thường chỉ quan tâm một mốc, là tính tới hết hôm đó thì khách còn nợ bao nhiêu.
Sổ giấy và sổ tra được lúc đang đứng ở chợ
Sổ giấy có một ưu điểm không phần mềm nào bằng: không cần pin, không cần sóng, và người ghi nó thuộc nằm lòng từng trang. Rất nhiều vựa chạy tốt hàng chục năm bằng sổ giấy, chuyện đó không có gì phải bàn.
Chỗ nó không theo kịp là khi cần trả lời một câu ngay tại chỗ, cho một khách cụ thể, giữa lúc bận. Ba câu hay gặp: khách này còn nợ bao nhiêu, có được lấy thêm không, lần trả gần nhất là bao giờ. Sổ giấy trả lời được cả ba, nhưng phải về tới chỗ để sổ.
Nên tiêu chí chọn công cụ không phải hiện đại hay truyền thống. Nó là: ba câu đó có tra được trong mười giây, ngay tại chỗ mình đang đứng hay không.
Vài câu hay được hỏi
Nên đặt hạn mức theo số tiền hay theo số ngày nợ? Cả hai, vì chúng canh hai rủi ro khác nhau. Hạn mức tiền canh mức thiệt hại tối đa nếu khách mất khả năng trả. Hạn mức ngày canh việc một khoản nằm quá lâu. Khách đều đặn lấy nhiều nhưng trả đúng vòng thì hạn mức tiền cao mà hạn mức ngày phải chặt.
Khách vượt hạn mức mà vẫn phải bán thì làm sao? Vẫn bán được, nhưng nên là một quyết định có người đứng tên và có ghi lại, chứ không phải một lần bấm cho qua. Chỗ nguy hiểm không phải việc vượt hạn mức, mà là vượt mà không ai biết.
Số dư nợ nên xem theo khách hay theo điểm giao? Theo khách, vì tiền là của khách. Nhưng nên xem được thêm theo điểm giao khi một khách có nhiều bếp, nhiều chi nhánh, để biết chỗ nào lấy nhiều mà trả chậm.
Bảng kê nên gửi bao lâu một lần? Theo đúng vòng thu tiền, và gửi đều. Bảng kê gửi thất thường là bảng kê không ai đối chiếu. Quan trọng hơn tần suất là mốc chốt cố định, vì hai kỳ chốt lệch mốc thì không so được với nhau.
Thử một câu hỏi
Anh chị lấy ba khách có số dư lớn nhất và hỏi sổ của mình đúng một câu: khoản nợ để lâu nhất của khách này là bao nhiêu ngày.
Trả lời được ngay thì sổ đang đủ dùng. Phải ngồi lật lại mới ra, hoặc ra số 0 cho mọi khách, thì phần tuổi nợ đang không chạy. Bắp Non chặn hạn mức ngay tại màn lên đơn và tính tuổi nợ theo ngày nợ thật, đúng hai chỗ hay hụt nhất ở trên.
Đọc tiếp: năm chỗ sổ Excel vỡ khi bán gối đầu.