Anh chị làm vựa chắc gặp hoài: sổ báo một đằng, ra kho đếm một nẻo. Tồn kho lệch không phải vì phần mềm tính sai. Nó lệch vì có hàng đi ra đi vào mà không ai ghi lại, hoặc có ghi nhưng ghi sai lúc. Bốn chỗ dưới đây gom gần hết các trường hợp anh chị hay gặp.
Tồn kho là tổng của mọi lần hàng vào và hàng ra. Mỗi lần một dòng, có ngày, có chứng từ. Đừng để ai gõ tay con số tồn kho vào, vì gõ tay xong thì lúc lệch không truy lại được nữa.
Chỉ bốn việc được đụng vào tồn kho
Hàng vào kho thì cộng một dòng. Hàng ra thì trừ một dòng. Cộng hết lại là ra tồn của mình.
Bốn việc sinh ra dòng, không có việc thứ năm:
- Phiếu nhập hoàn thành thì cộng vào.
- Đơn rời kho đi giao thì trừ ra.
- Phiếu xuất huỷ cho hàng dạt hàng hỏng cũng trừ.
- Khách trả lại mà nhập được vào kho thì cộng lại.
Ngoài bốn việc đó, không ai được đụng vào tồn kho. Nghe chặt, nhưng nhờ chặt vậy mà lúc lệch anh chị còn hỏi lại được: hàng đó đi đâu, ngày nào, theo chứng từ nào. Một ô số lượng gõ tay thì không trả lời được câu nào.
Nhiều người thấy tồn kho bằng 0 thì tưởng lỗi. Mặt hàng mới tạo, chưa nhập lần nào, thì bằng 0 là đúng. Muốn nó có số thì phải có một phiếu nhập thật.
Chỗ lệch thứ nhất: hàng dạt không ai ghi
Đây là chỗ lệch phổ biến nhất ở ngành rau, và cũng là chỗ mất tiền nhiều nhất mà không ai đo được.
Sáng ra soạn hàng, một két cải bị dập, mấy ký cà chua mềm phải bỏ. Người soạn hàng bỏ ra một bên rồi thôi. Hàng đã rời kho thật nhưng sổ vẫn tính nó còn nằm đó. Mỗi ngày vài ký, một tháng thành một khoản không ai giải thích được.
Cách đúng là lập phiếu xuất huỷ: ghi rõ mặt hàng, số lượng, và lý do. Héo úa, dập nát, hư hỏng, hết hạn, mất mát. Lý do quan trọng ngang số lượng, vì nó là thứ duy nhất cho biết nên sửa ở khâu nào. Hỏng vì để lâu là vấn đề đặt hàng quá tay, dập nát là vấn đề vận chuyển, còn mất mát lại là chuyện khác hẳn.
Phiếu xuất huỷ chỉ trừ kho, không đụng tới công nợ của ai cả. Đây là hàng của mình hỏng, không phải giao dịch với khách. Chi tiết ở bài hàng dạt và hao hụt.
Chỗ lệch thứ hai: hàng đặt trước bị đem trừ kho
Chỗ này ít người để ý mà lại làm sổ sai một cách rất khó hiểu.
Vựa nào cũng có một nhóm mặt hàng không bao giờ nằm trong kho: khách đặt rồi mình mới đi lấy, lấy về là giao thẳng. Nếu hệ thống vẫn trừ kho cho nhóm này thì tồn của chúng cứ âm dần, và con số âm đó lẫn vào báo cáo làm hỏng cả bảng.
Cách xử lý đúng là đánh dấu mặt hàng nào có theo dõi tồn kho, mặt hàng nào không. Nhóm đặt trước thì tắt theo dõi: bán bao nhiêu cũng không sinh dòng kho, và trên màn hình hiện dấu gạch chứ không hiện số 0. Vì số 0 đọc thành "hết hàng", còn gạch đọc thành "không theo dõi".
Hai câu trả lời khác nhau cho hai câu hỏi khác nhau, đừng để chung một ký hiệu.
Chỗ lệch thứ ba: trừ kho sai thời điểm
Một đơn đi qua nhiều chặng. Chốt với khách, cân hàng, lên xe, khách nhận. Câu hỏi là trừ kho ở chặng nào.
Trừ quá sớm, ngay lúc chốt đơn, thì hàng vẫn nằm trong kho mà sổ đã báo hết, và những đơn sau đó không lấy được hàng có thật. Trừ quá muộn, đợi khách xác nhận đã nhận, thì có một khoảng thời gian hàng không nằm trong kho mà cũng không nằm ở đâu cả.
Mốc đúng là lúc hàng rời kho, tức lúc chuyển đơn sang trạng thái đang giao. Cùng lúc đó ghi luôn công nợ, vì hàng đã ra khỏi tay mình là đã phát sinh khoản phải thu. Hai bút toán cùng một mốc thì hai sổ không bao giờ lệch nhau một chặng.
Có một bẫy đi kèm rất đắt: in giấy tờ không được đổi trạng thái đơn. Nếu bấm in một tờ mà hệ thống lặng lẽ đẩy cả tuyến sang đang giao, thì in thử một lần là trừ kho thật cả tuyến, và không lùi lại được.
Chỗ lệch thứ tư: huỷ đơn mà không đảo hết
Đơn đã giao rồi bị huỷ thì hàng phải quay về kho. Nhưng nếu đơn đó trước khi huỷ đã có một phiếu trả hàng, và phần trả về đó không nhập lại kho vì hàng đã hỏng, thì phép đảo phải tính đúng phần ròng.
Ví dụ bằng số cho dễ theo. Giao 100kg, khách trả lại 8kg nhưng 8kg đó hỏng nên đem huỷ luôn. Kho lúc này giảm 100, tăng 8, rồi giảm 8, còn giảm 100. Nay huỷ cả đơn: nếu cộng thẳng 100 về kho thì kho thừa 8kg không có thật, vì 8kg đó đã bỏ đi rồi. Phép đảo đúng phải cộng về 92.
Sai kiểu này không ai phát hiện bằng mắt, vì con số vẫn trông hợp lý. Nó chỉ lộ ra khi kiểm kê thật.
Vài câu hay được hỏi
Bao lâu nên kiểm kê một lần? Với hàng tươi thì kiểm theo nhóm nhỏ và kiểm thường xuyên hơn là kiểm toàn bộ mỗi tháng một lần. Nhóm nào hay lệch thì kiểm nhóm đó dày hơn. Kiểm kê là để tìm chỗ rò, không phải để có một con số đẹp cuối kỳ.
Kiểm kê ra lệch thì sửa số trong sổ cho khớp hàng thật à? Sửa, nhưng phải sửa bằng một dòng điều chỉnh có ghi lý do, không phải bằng cách gõ đè lên con số tồn. Dòng điều chỉnh giữ lại dấu vết, và sau vài kỳ thì chính những dòng đó chỉ ra chỗ đang rò.
Vựa không có kho cố định, lấy hàng về là giao luôn, có cần theo dõi tồn không? Phần lớn mặt hàng thì không, và nên tắt theo dõi cho chúng. Nhưng thường vẫn có một nhóm hàng khô hoặc hàng để được vài ngày, và nhóm đó thì nên theo dõi, vì đó mới là chỗ hàng nằm lâu và hỏng.
Tồn kho và tồn khả dụng khác nhau không? Có. Tồn kho là hàng đang thật sự nằm đó. Tồn khả dụng là tồn kho trừ đi phần đã có người đặt mà chưa giao. Khi lên đơn thì con số cần nhìn là tồn khả dụng, còn khi kiểm kê thì đối chiếu với tồn kho.
Thử với ba mặt hàng
Anh chị chọn ba mặt hàng bán chạy nhất và làm một phép kiểm nhỏ: đếm hàng thật trong kho, rồi so với con số trong sổ.
Lệch thì đừng vội sửa số. Hỏi trước là phần lệch đó thuộc chỗ nào trong bốn chỗ trên. Câu trả lời đó đáng giá hơn nhiều so với việc chỉnh cho hai con số bằng nhau. Bắp Non chỉ cho bốn việc trên sinh ra dòng kho, nên lệch ở đâu là tra ngược ra tới đó.
Đọc tiếp: khách trả lại hàng.