Một khách có nhiều nơi nhận hàng là chuyện bình thường: bếp ăn công nghiệp có mấy bếp, chuỗi quán có mấy chi nhánh. Nhưng nơi nhận hàng và nơi trả tiền là hai thứ khác nhau, và tách được hai thứ đó ra là điều kiện để sổ nợ vẫn gọn.
Cách tổ chức đúng là tách nơi tính tiền khỏi nơi giao hàng: một pháp nhân giữ công nợ, hạn mức và bảng giá, còn dưới nó là danh sách điểm giao. Đơn hàng ghi rõ giao điểm nào, nhưng tiền thì luôn quy về một mối duy nhất.
Vì sao đừng tách mỗi điểm giao thành một khách riêng
Đây là cách nhiều nơi làm lúc đầu, và nó hỏng ở ba chỗ.
Hạn mức nợ vỡ. Nếu mỗi bếp là một khách, mỗi bếp có hạn mức riêng, thì tổng mức rủi ro với công ty đó lớn gấp mấy lần con số mình nghĩ. Trong khi thực tế chỉ có một pháp nhân trả tiền, và nếu họ mất khả năng trả thì mất cả cụm.
Bảng giá nhân lên. Đổi giá một mặt hàng phải sửa ở năm chỗ, và kiểu gì cũng có lần sửa bốn quên một.
Bảng kê không gộp được. Kế toán bên khách muốn một bảng kê cho cả công ty, chứ không muốn năm bảng rời rồi tự cộng.
Bốn quyết định phải chốt trước
Giá theo khách, không theo điểm giao. Cùng một công ty thì mọi bếp cùng một giá. Bếp nào cần giá khác thật thì đó là dấu hiệu nó nên là một khách riêng. Đừng cho phép giá theo điểm giao, vì cho phép là mở đường cho một ma trận giá không ai quản nổi.
Hạn mức ở cấp pháp nhân. Điểm giao không có hạn mức riêng. Chốt chặn lúc lên đơn nhìn vào tổng số dư của cả công ty. Cách đặt hạn mức ở bài sổ nợ vựa rau.
Nợ phát sinh suy ra được theo điểm giao, nhưng tiền trả thì gắn tay. Đây là quyết định tinh tế nhất. Mỗi đơn biết mình giao đi đâu, nên phần nợ phát sinh tách theo điểm giao được. Nhưng khi khách trả một cục tiền cho cả công ty thì đừng tự chia cục tiền đó cho các điểm giao. Chia ngầm cho ra một con số trông rất chính xác mà thực ra là bịa. Ai muốn gắn thì gắn tay lúc lập phiếu thu, không gắn thì để ở mục trả chung.
Điểm giao được phép để trống. Khách chỉ có một chỗ nhận thì đừng bắt khai. Đơn cũ không có điểm giao vẫn phải chạy y như trước.
Cái gì nên gắn với điểm giao
Danh sách ngắn, và ngắn là cố ý:
- Địa chỉ nhận hàng.
- Người liên hệ tại chỗ và số điện thoại. Người ký nhận hàng thường không phải người ký hợp đồng.
- Khung giờ nhận. Bếp ăn công nghiệp thường có giờ rất chặt, trễ là hàng phải chờ.
- Ghi chú giao nhận: cổng nào, gửi bảo vệ được không, xe lớn vào được không.
Còn cái không nên gắn là giá, hạn mức, điều khoản thanh toán. Ba thứ đó thuộc về pháp nhân.
Bảng kê gửi khách: gộp hay tách
Câu hỏi thực tế nhất khi có nhiều điểm giao.
Thường thì kế toán bên khách muốn một bảng kê cho cả công ty, kèm phần chi tiết tách theo từng bếp để họ phân bổ nội bộ. Nghĩa là bảng kê nên có hai tầng: tổng số dư của công ty ở trên, rồi bên dưới là các đơn nhóm theo điểm giao.
Phần tiền trả, như đã nói, chỉ tách được đúng phần đã gắn tay. Những khoản trả chung nên hiện thành một mục riêng, gọi thẳng là "chưa phân bổ", chứ đừng chia đều cho các bếp để bảng trông đẹp. Cách cắt kỳ của bảng kê ở bài một đơn giao hôm nay ghi sổ ngày nào.
Ví dụ cho dễ hình dung
Một công ty suất ăn có ba bếp. Trong tháng, bếp A lấy 40 triệu, bếp B 25 triệu, bếp C 15 triệu, tổng 80 triệu. Họ chuyển khoản hai lần, 30 triệu và 25 triệu, không nói trả cho bếp nào.
Ghi đúng thì nợ phát sinh tách được: A 40, B 25, C 15. Hai khoản trả 55 triệu để ở mục trả chung. Số dư cả công ty còn 25 triệu, con số này chắc chắn đúng.
Ghi sai là chia 55 triệu theo tỷ lệ cho ba bếp rồi báo "bếp A còn nợ 12,5 triệu". Con số đó trông chính xác nhưng không dựa trên gì cả, và tới lúc khách hỏi lại thì không giải thích được.
Vài câu hay được hỏi
Hai chi nhánh của cùng một chuỗi nhưng tách pháp nhân thì sao? Thì là hai khách riêng, dù cùng thương hiệu. Công nợ đi theo pháp nhân trả tiền, không đi theo biển hiệu.
Một điểm giao ngừng lấy hàng thì xoá đi được không? Nên cho ẩn chứ đừng xoá, vì các đơn cũ còn trỏ tới nó. Xoá là những đơn đó mất tên nơi giao, và bảng kê cũ in lại sẽ khác bản đã gửi.
Có nên cho mỗi điểm giao một mã riêng không? Có, và nên in mã đó lên phiếu giao. Người soạn hàng và tài xế dùng mã nhanh hơn dùng tên, nhất là khi hai bếp cùng tên đường.
Khách muốn mỗi bếp một hoá đơn riêng thì làm sao? Được, vì hoá đơn đi theo đơn hàng mà đơn hàng thì đã gắn điểm giao. Cái không tách được là số dư nợ, nó luôn của cả công ty.
Thử với khách nhiều bếp nhất
Anh chị lấy khách có nhiều nơi nhận hàng nhất và thử trả lời hai câu: tổng công ty đó đang nợ bao nhiêu, và tháng trước bếp nào lấy nhiều nhất.
Nếu câu đầu phải cộng tay từ nhiều khách rời nhau thì đang tách nhầm cấp, tức mỗi điểm giao đã bị dựng thành một khách riêng. Bắp Non giữ công nợ ở cấp pháp nhân còn đơn thì gắn điểm giao, nên hai câu đó tra ra được cùng lúc.
Đọc tiếp: báo giá cho bếp ăn và nhà hàng.