Công nợ gối đầu là kiểu bán mà hàng đi trước, tiền về sau một vòng: giao đợt này, tới đợt sau khách trả tiền đợt trước, và số nợ cứ gối lên nhau chạy liên tục. Tiền chẵn là khoản khách đưa dư cho tròn số, để trừ vào đơn kế tiếp.
Công nợ gối đầu là hình thức bán chịu có chu kỳ: người bán giao hàng liên tục, người mua trả tiền theo vòng, nên tại mọi thời điểm luôn tồn tại một số dư nợ đang chạy. Ghi sổ đúng nghĩa là mỗi lần phát sinh ghi một dòng riêng — nợ ghi một chiều, thu ghi chiều ngược lại — và số dư luôn được cộng lại từ các dòng đó.
Hai chữ này nghe quen tới mức ít ai định nghĩa lại, nhưng phần lớn sổ ghi sai đều bắt đầu từ chỗ hiểu chúng lỏng lẻo.
Gối đầu khác "bán chịu" ở chỗ nào
Bán chịu là một lần: bán, ghi nợ, đòi, hết. Gối đầu là một dòng chảy không có điểm kết thúc — chừng nào còn giao hàng thì chừng đó còn nợ, và cái người bán quan tâm không phải "khách này đã trả chưa" mà là "số dư đang đứng ở mức nào".
Khác biệt đó đổi hẳn cách sổ phải được dựng. Sổ bán chịu tổ chức theo từng khoản: mỗi hoá đơn là một hồ sơ, đóng lại khi thu đủ. Sổ gối đầu tổ chức theo từng khách: một dòng thời gian dài, phát sinh và thanh toán xen kẽ nhau, và cái duy nhất có nghĩa là số dư ở cuối.
Đây cũng là lý do phần mềm bán lẻ thường không hợp với vựa. Chúng dựng theo hoá đơn, mà vựa sống theo số dư.
Tiền chẵn: khoản dư cho tròn số
Khách nợ 1.850.000, đưa 2.000.000, nói "để đó trừ đơn sau". Đó là tiền chẵn. Ở chợ đây là chuyện bình thường tới mức không ai coi là nghiệp vụ, nhưng trong sổ nó là một khoản có thật và phải có chỗ đứng.
Ghi đúng thì đơn giản: thu đủ 2.000.000, phần vượt quá khoản đang nợ tự trở thành số dư dương của khách, và tự trừ vào đơn kế tiếp. Người ghi sổ không phải nhớ gì cả.
Ghi sai thì có hai kiểu, đều hay gặp:
- Ghi thu đúng 1.850.000 rồi bỏ quên 150.000. Tiền đã vào két nhưng sổ không biết. Cuối kỳ két thừa, sổ thiếu.
- Ghi một dòng ghi chú "khách đưa dư 150k" bằng chữ. Dòng chữ không tham gia vào phép tính số dư, nên nó chỉ có tác dụng chừng nào còn người nhớ đọc nó.
Một khoản nợ đúng nghĩa có mấy dòng
Đây là phần kỹ thuật nhưng đáng hiểu, vì nó quyết định sổ có tự khớp được không.
Sổ nợ nên chỉ có một loại dữ liệu gốc: các dòng phát sinh, mỗi dòng mang một dấu:
- Giao hàng thì ghi một dòng dương — khách nợ thêm.
- Thu tiền thì ghi một dòng âm — nợ giảm đi.
- Trả hàng thì cũng ghi một dòng âm, nhưng là loại điều chỉnh, không phải loại thu tiền.
- Nợ có từ trước khi dùng sổ này thì ghi đúng một dòng đầu kỳ, mang ngày nợ thật.
Số dư không phải một ô ai đó gõ vào. Nó là tổng của bốn loại dòng trên. Làm đúng như vậy thì không tồn tại trạng thái "sổ lệch" — chỉ tồn tại "thiếu một dòng" hoặc "một dòng ghi sai dấu", và cả hai đều tìm ra được.
Điểm quan trọng ở dòng số 3: trả hàng và hoàn tiền mặt là hai việc khác nhau. Khách trả lại hàng mà trừ vào nợ thì chỉ có một dòng âm. Khách trả lại hàng và mình đưa tiền mặt lại thì phải có thêm một dòng đối ứng, để công nợ về đúng như cũ còn tiền thì ghi ở sổ quỹ. Gộp hai việc này làm một là chỗ sai kín tiếng nhất trong cả bài.
Bốn chỗ hay ghi sai
Cấn trừ bằng tay rồi quên. Khách trả lại mấy két hàng, người bán trừ miệng vào đơn sau, không ghi dòng nào. Đơn sau in ra đúng, sổ thì không biết gì. Tới bảng kê cuối tháng hai bên cầm hai con số khác nhau.
Ghi đè lên dòng cũ. Thấy sai thì sửa thẳng con số trên dòng cũ cho gọn. Làm vậy là xoá mất dấu vết, và sau đó không ai dựng lại được số dư ở một ngày bất kỳ trong quá khứ. Nguyên tắc: sai thì ghi thêm một dòng đảo, đừng sửa dòng cũ.
Dòng điều chỉnh mang ngày hôm nay. Một khoản nợ từ ba tháng trước mà ghi bằng ngày hôm nay thì mọi phép tính "quá hạn bao nhiêu ngày" đều ra 0. Sổ vẫn cộng đúng tổng, nhưng mất hẳn khả năng biết khoản nào để lâu.
Khoản âm lẻ nằm lẫn trong số dư dương. Đây là chỗ chỉ lộ ra khi khách trả gần hết. Một phiếu trả hàng ghi rồi mà đơn gốc sau đó bị huỷ, phần điều chỉnh có thể ở lại sổ một mình. Chừng nào khách còn nợ vài chục triệu thì một khoản âm vài chục nghìn lẫn vào tổng, không ai thấy. Tới lúc số dư đáng lẽ về 0 mà vẫn còn một khoản lẻ thì cái sai đã nằm đó nhiều tháng.
Hỏi đáp nhanh
Gối đầu và ký gửi có phải một không?
Không. Ký gửi là hàng vẫn thuộc về người giao cho tới khi bán được. Gối đầu là hàng đã bán đứt, đã thuộc về khách, chỉ có tiền là về sau. Hai thứ ghi sổ hoàn toàn khác nhau: ký gửi chưa được ghi doanh thu, gối đầu thì ghi ngay khi giao.
Tiền chẵn để lâu không trừ thì tính là gì?
Là khoản mình đang giữ của khách, tức một khoản phải trả, không phải doanh thu. Nếu để nhiều tháng mà số dư của khách vẫn dương thì nên hỏi lại khách chứ đừng để nó nằm im — đó là tiền của người ta.
Khách vừa mua vừa bán cho mình thì ghi thế nào?
Ghi hai chiều riêng, đừng bù trừ trong đầu. Một đối tác hoàn toàn có thể vừa nợ mình tiền hàng, vừa được mình nợ tiền mua vào. Trộn hai chiều vào một con số là mất khả năng đối chiếu với từng loại chứng từ.
Nên chốt sổ nợ theo tuần hay theo tháng?
Theo nhịp thu tiền thật của mình, không theo lịch. Vựa thu theo vòng bảy ngày thì chốt theo tuần; thu theo tháng thì chốt tháng. Cái quan trọng hơn là mốc chốt phải cố định — đổi mốc giữa chừng là kỳ trước và kỳ sau không so được với nhau.
Làm gì tiếp theo
Mở sổ ra, lọc lấy những khách có số dư đang gần bằng 0 hoặc đang âm. Đó là chỗ mọi khoản ghi sai lộ mặt. Số dư âm mà không phải do khách trả trước thì gần như chắc chắn có một dòng điều chỉnh đứng một mình ở đâu đó.
Đọc tiếp: năm chỗ sổ Excel vỡ khi bán gối đầu và sổ nợ vựa rau: theo dõi hạn mức từng khách. Cách Bắp Non ghi sổ nợ đúng bằng bốn loại dòng ở mục ba bên trên.