Nhập kho và trả tiền là hai sự kiện riêng, xảy ra ở hai thời điểm khác nhau. Nhập hàng làm tăng kho và làm mình nợ nhà cung cấp. Trả tiền làm giảm khoản nợ đó. Gộp hai việc vào một thao tác là mất luôn khả năng đối chiếu khi mối hỏi "tháng này tôi giao anh bao nhiêu, anh trả tôi bao nhiêu".
Một phiếu nhập hàng hoàn thành phải làm đúng ba việc: cộng hàng vào kho, cập nhật giá vốn của mặt hàng, và ghi một khoản nợ nhà cung cấp. Việc trả tiền tách hẳn ra thành chứng từ riêng, kể cả khi trả ngay tại chỗ.
Vì sao tách ra, dù thực tế thường trả ngay
Ở chợ đầu mối nhiều mối lấy tiền ngay, nên câu hỏi rất hợp lý: đã trả ngay rồi thì ghi nợ làm gì cho rườm.
Lý do là có mối trả ngay và có mối gối đầu, mà sổ thì phải dùng chung một cách ghi. Nếu mối trả ngay đi một đường và mối gối đầu đi một đường khác thì tổng nợ nhà cung cấp không bao giờ cộng ra đúng, và không có cách nào in ra một bảng đối chiếu cho từng mối.
Cách đúng là luôn ghi nợ khi nhập, rồi nếu có trả ngay thì ghi thêm một lần trả. Hai bút toán, kết quả cuối cùng là nợ bằng 0, đúng thực tế, mà vẫn giữ được dấu vết đã giao bao nhiêu và đã trả bao nhiêu.
Ba trạng thái của một phiếu nhập
Phiếu nhập nên có đúng ba trạng thái, và sự khác nhau giữa chúng rất đáng hiểu:
- Nháp. Ghi vội ngoài chợ, sửa xoá thoải mái. Chưa cộng kho, chưa ghi nợ, chưa đụng giá vốn.
- Hoàn thành. Lúc này mới cộng kho, mới tính lại giá vốn, mới ghi nợ nhà cung cấp.
- Huỷ. Đảo ngược kho và công nợ.
Chỗ đáng chú ý nằm ở trạng thái nháp. Vựa nào cũng có cảnh ghi vội một tờ giấy lúc bốn giờ sáng, chưa kịp hỏi giá. Nên nháp cố ý cho phép để trống giá, còn hoàn thành thì không.
Và một luật cứng khi hoàn thành: dòng nào có số lượng thì phải có giá. Hàng vào kho với giá 0 đồng kéo tụt giá vốn bình quân của mặt hàng đó, và cái tụt đó không tính ngược lại được. Mọi báo cáo lãi lỗ về sau đều sai theo, âm thầm.
Giá vốn tính thế nào, và vì sao đừng gõ tay
Giá vốn của một mặt hàng không phải giá của lần nhập gần nhất. Nó là bình quân có trọng số của những gì đang nằm trong kho.
Ví dụ: đang còn 20kg mua giá 10.000, nhập thêm 30kg giá 15.000. Giá vốn mới không phải 15.000 mà là (20×10.000 + 30×15.000) chia 50, tức 13.000. Bán 12.000 một ký lúc này là đang lỗ, dù lần nhập gần nhất nhìn qua tưởng vẫn có lãi.
Chi phí đi kèm như tiền xe, tiền bốc vác, bao bì thì nên phân bổ vào giá vốn theo tỷ lệ, chứ đừng để riêng thành một khoản chi. Để riêng thì giá vốn trông rẻ hơn thực tế và mọi phép tính lãi đều lạc quan quá mức.
Đơn vị tính thuộc về mặt hàng, không thuộc về phiếu nhập
Đây là chỗ đã gây ra một lỗi rất đắt, đáng kể lại.
Nếu form nhập hàng cho gõ tay cả tên đơn vị lẫn hệ số quy đổi trên từng dòng, thì cùng một mặt hàng, mười phiếu có thể ra mười hệ số khác nhau. Tệ hơn là gõ nhầm: đã có một dòng thật trong dự án này bị gõ 15000 vào ô hệ số quy đổi, người nhập gõ nhầm giá tiền vào đó. Kết quả là một con hàng thành 15.000 kg tồn kho, và không có cảnh báo nào bật lên.
Luật đúng: hệ số quy đổi là thuộc tính của mặt hàng, khai một lần, cố định mãi. Một tá là 12 quả, hôm nay và năm sau đều thế. Người nhập chỉ chọn đơn vị, không gõ được hệ số. Bắp Non khoá cứng hệ số theo mặt hàng đúng vì lỗi này.
Cần phân biệt với thứ khác hẳn: đơn vị đo lường kiểu cân rau, lúc 4,8 lúc 5,2 ký. Cái đó không phải quy đổi, cái đó phải cân thật. Xem bài một mặt hàng bán bằng nhiều đơn vị.
Cái bẫy ghi đôi tiền hàng
Chỗ này đáng cảnh báo vì nó âm thầm làm tổng chi phồng gấp đôi.
Nhiều sổ có một mục chi tiêu tên "tiền hàng", dùng để ghi những khoản chi lặt vặt trong ngày. Nhưng tiền hàng cũng đã được ghi qua đường phiếu nhập rồi. Nếu người ghi sổ vừa lập phiếu nhập, vừa ghi thêm một phiếu chi mục "tiền hàng" cho cùng khoản đó, thì cùng một khoản tiền nằm ở hai chỗ.
Cách tránh: chốt rõ trong sạp rằng tiền trả cho hàng nhập chỉ đi qua phiếu nhập và phiếu trả nợ nhà cung cấp, còn mục chi tiêu chỉ dành cho những thứ không có phiếu nhập như xăng xe, bao bì, chi vặt. Một khoản, một đường.
Vài câu hay được hỏi
Nhập hàng không có hoá đơn giấy thì ghi thế nào? Vẫn lập phiếu nhập bình thường, vì việc ghi sổ dựa trên hàng đã vào kho chứ không dựa trên tờ hoá đơn. Khi nào có hoá đơn giấy thì bổ sung số hoá đơn vào chính phiếu đó, nên hệ thống phải cho sửa phần hồ sơ chứng từ ngay cả khi phiếu đã hoàn thành.
Trả lại hàng cho nhà cung cấp thì sao? Là một chứng từ riêng, chiều ngược lại: hàng ra khỏi kho, khoản nợ mình đang nợ họ giảm xuống. Đừng sửa lùi phiếu nhập gốc.
Một phiếu nhập lấy hàng của hai mối được không? Không nên. Mỗi phiếu một mối, vì công nợ theo dõi theo từng mối. Cùng một chuyến xe chở hàng của hai mối thì vẫn là hai phiếu.
Giá vốn có nên tính lại khi huỷ phiếu nhập không? Không, và đây là chỗ cố ý. Huỷ phiếu thì đảo kho và đảo công nợ, nhưng giá vốn bình quân không tính ngược lại, vì những lần bán sau đó đã dùng con số cũ rồi. Tính ngược sẽ làm sai chính những báo cáo đã in ra.
Thử in một bảng đối chiếu
Anh chị lấy một mối hay lấy hàng nhất và thử in bảng đối chiếu cho tháng trước: tổng hàng đã nhập, tổng đã trả, còn nợ bao nhiêu.
Nếu phải ngồi cộng tay từ nhiều nguồn mới ra được ba con số đó thì hai việc nhập hàng và trả tiền đang bị gộp ở đâu đó.
Đọc tiếp: tồn kho vựa rau và sổ nợ vựa rau.