Anh chị chốt đơn theo khối lượng khách đặt, rồi xuất hoá đơn theo khối lượng cân thực. Hai con số đó khác nhau gần như mỗi ngày, và chúng phải cùng nằm trên một dòng hàng. Phần mềm bán lẻ chỉ có một ô số lượng, nên tới bước cân là hết đường.
Trên một dòng hàng của vựa bỏ mối luôn có hai số: khối lượng khách đặt và khối lượng cân thực khi giao. Đơn được chốt theo số đặt, còn hoá đơn và công nợ đi theo số cân. Giữ song song hai cột là điều kiện để đối chiếu được với khách, và đó là chỗ phần mềm bán lẻ tại quầy không được thiết kế để làm.
Chốt 20kg, cân ra 18,6kg
Khách gọi đặt 20kg cải ngọt. Sáng ra soạn hàng, cân được 18,6kg vì đó là số hàng thật lấy được. Hoá đơn in ra 18,6kg. Khách trả tiền theo 18,6kg.
Trong phần mềm bán lẻ, người dùng chỉ có một lựa chọn: sửa số 20 thành 18,6. Sửa xong thì con số 20 biến mất khỏi hệ thống, và cùng với nó biến mất cả thứ mình đã cam kết với khách.
Nghe thì nhỏ. Nhưng anh chị thử ba câu hỏi mà tuần nào cũng phải trả lời:
- Khách này đặt bao nhiêu mà mình giao thiếu bao nhiêu, đều đặn hay chỉ một lần?
- Mặt hàng nào hay hụt cân nhất, để còn tính trước lượng lấy vào?
- Khách kêu "tôi đặt 20 mà sao tính có 18,6" thì lấy gì ra đối chiếu?
Cả ba câu đều cần con số 20 còn nằm đó. Sửa đè là mất vĩnh viễn.
Vì sao phải là hai cột
Có người sẽ nói: ghi chú lại là được. Nhưng ghi chú không tham gia vào phép tính nào, không lọc được, không cộng được. Nó chỉ là chữ.
Hai cột thì khác. Cột đặt là cam kết, cột cân là thực giao. Từ hai cột đó suy ra được chênh lệch từng dòng, từng đơn, từng khách, từng mặt hàng, mà không cần ai ghi thêm gì. Quan trọng hơn: tiền luôn tính theo cột cân, còn cột đặt giữ nguyên để đối chiếu. Hai vai trò tách bạch, không cái nào đè cái nào.
Đây không phải phát minh của phần mềm. File Excel chạy vựa trước khi có Bắp Non đã có sẵn hai cột "KL đặt" và "KL thực" từ lâu. Nghiệp vụ có trước, phần mềm chỉ chép lại cho đúng.
Chờ cân là một trạng thái, không phải một ghi chú
Chỗ khác biệt thứ hai, và cũng là chỗ hay bị làm nhẹ đi.
Khi một đơn vừa chốt với khách, nó chưa cân. Nếu "chưa cân" chỉ là một dòng ghi chú màu vàng trên màn hình thì nó phụ thuộc vào việc có ai nhìn thấy hay không. Còn nếu chưa cân là một trạng thái của đơn, thì đơn đó không đi tiếp được cho tới khi cân xong. Không in được hoá đơn cuối, không rời kho, không ghi vào sổ nợ.
Vòng đời một đơn của vựa vì thế có năm chặng chứ không phải hai:
- Nháp, đang gõ, chưa chốt gì.
- Chờ cân, đã chốt với khách, còn nguyên số đặt.
- Đã chốt cân, có số cân thực, tiền đơn được tính lại theo số này.
- Đang giao, hàng rời kho. Đây là lúc trừ kho và ghi công nợ.
- Hoàn thành.
Chặng 3 bắt buộc phải đi qua, không có đường tắt từ chặng 2 sang chặng 4. Đây là kinh nghiệm phải trả giá mới có: hễ mở một lối tắt cho những đơn "chắc chắn đúng cân rồi" là kiểu gì cũng có đơn lọt qua mà không ai cân, và nó chỉ lộ ra ở bảng kê cuối tháng.
Chặng 4 cũng đáng nói. Công nợ ghi lúc hàng rời kho, không đợi tài xế báo về. Hàng đã lên xe đi giao là đã phát sinh nợ. Đợi báo về mới ghi thì có một khoảng thời gian hàng không nằm trong kho mà cũng không nằm trong sổ nợ.
Hàng đếm và hàng cân trong cùng một sạp
Không phải mặt hàng nào cũng cân. Bó rau muống bán theo bó, bí đỏ bán theo trái, thùng cà chua bán theo thùng. Cùng một sạp có cả hai loại, và cùng một đơn thường có cả hai loại.
Hàng đếm thì số đặt và số giao thường bằng nhau, đặt 30 bó thì giao 30 bó. Nhưng "thường" không phải "luôn luôn", và cách xử lý đúng vẫn là giữ hai cột như nhau cho cả hai loại. Lý do: nếu hàng đếm đi theo một luồng riêng thì tới lúc thiếu hàng phải giao 27 bó thay vì 30, luồng riêng đó lại không có chỗ ghi.
Một mặt hàng còn có thể bán bằng nhiều đơn vị khác nhau cho những khách khác nhau. Chỗ đó có bài riêng: một mặt hàng bán bằng nhiều đơn vị.
Chỗ phần mềm bán lẻ vẫn hơn hẳn
Nói cho sòng phẳng: ở quầy bán lẻ, một ô số lượng là thiết kế đúng. Khách cầm món hàng tới quầy, quét mã, trả tiền, xong. Thêm một cột "số đặt" vào đó chỉ làm chậm người thu ngân và không phục vụ ai.
Phần mềm bán lẻ cũng làm tốt hơn hẳn ở vài chỗ mà vựa bỏ mối ít cần: máy quét mã vạch, in tem giá, quản lý ca thu ngân, tích điểm khách lẻ, kết nối máy POS thanh toán thẻ.
Nên câu hỏi không phải cái nào tốt hơn, mà là mô hình bán của mình là gì. Bán tại quầy thu tiền ngay thì phần mềm bán lẻ hợp hơn. Bỏ mối, gối đầu, cân từng đơn thì cái cần nằm ở chỗ khác. Phân biệt hai mô hình viết riêng ở bài phần mềm bán lẻ và phần mềm bỏ mối khác nhau ở đâu.
Vài câu hay được hỏi
Dùng phần mềm bán lẻ rồi ghi số đặt vào ô ghi chú được không? Làm được, và rất nhiều nơi đang làm vậy. Chỗ hụt là ô ghi chú không cộng được, không lọc được, không so được. Nó giải quyết được việc nhớ, chứ không giải quyết được việc đối chiếu, mà đối chiếu mới là lý do cần con số đó.
Cân xong mới thấy sai thì sửa được không? Nên sửa được cho tới lúc đơn hoàn tất, sau đó thì khoá. Đơn đã xong mà vẫn sửa được là mở đường cho tiền hàng và sổ nợ nói hai con số khác nhau. Sau khi khoá, hàng dư xử bằng phiếu trả hàng, hàng thiếu xử bằng một đơn bù.
Khách đặt 20kg mà chỉ giao 18,6kg thì phần chênh có phải nợ không? Không. Nợ tính trên hàng thật đã giao. Phần chênh chỉ là thông tin để đối chiếu và để biết mình đang giao thiếu bao nhiêu so với cam kết. Quan trọng cho quan hệ với khách, nhưng không phải một khoản tiền.
Hai cột này có làm chậm việc lên đơn không? Không, vì lúc lên đơn chỉ điền một cột là cột đặt. Cột cân được điền ở bước cân, bởi người soạn hàng, vào một lúc khác trong ngày. Hai người, hai thời điểm, mỗi người điền phần của mình.
Thử với đơn của một ngày bất kỳ
Anh chị lấy đơn của một ngày tuần trước và thử trả lời: hôm đó mình giao thiếu so với đặt bao nhiêu, ở những mặt hàng nào.
Trả lời được bằng số thì cách ghi hiện tại đang đủ. Phải ngồi nhớ lại thì cột đặt đang bị ghi đè mất ở đâu đó.