Không phải nhập lại từng đơn cũ. Cách đúng là mỗi khách một dòng nợ đầu kỳ: một con số, một ngày, một chiều. Toàn bộ lịch sử trước đó vẫn nằm nguyên trong file Excel cũ, giữ lại để tra khi cần, còn phần mềm chỉ cần biết điểm xuất phát.
Chuyển sổ nợ từ Excel sang phần mềm chỉ cần nhập một dòng số dư đầu kỳ cho mỗi khách, gồm số tiền, ngày khoản nợ có từ bao giờ, và chiều phải thu hay phải trả. Không nhập lại đơn cũ, không gộp mọi khách vào một cục, và không lấy ngày hôm nay làm ngày nợ.
Đây là bước ai cũng phải đi qua đúng một lần, làm sai thì sổ mới sai từ ngày đầu tiên. Ba mục dưới đây là ba cách người ta hay làm, và hai trong ba là sai.
Ba cách hay làm, hai cách sai
Cách 1 — nhập lại toàn bộ đơn hàng cũ. Nghe có vẻ chắc chắn nhất: có đủ lịch sử, tra được mọi thứ. Thực tế nó hỏng ở ba chỗ. Nhập lại vài trăm đơn cũ là vài ngày công, và mỗi đơn nhập lại là một cơ hội gõ sai. Đơn cũ phải nhập kèm giá cũ, mà giá rau thì đổi theo tuần, nên gần như chắc chắn có đơn ra sai tiền. Và tệ nhất: đơn cũ nhập vào sẽ trừ kho, làm tồn kho ngày đầu tiên sai bét.
Cách 2 — gộp hết nợ cũ vào một cục, ghi ngày hôm nay. Nhanh nhất, và tổng số dư ra đúng tuyệt đối. Nhưng nó giết mất tuổi nợ: mọi khoản nợ cũ, kể cả khoản để tám tháng, từ hôm đó đều mang tuổi bằng 0. Cột "quá hạn bao nhiêu ngày" của cả sổ ra 0 hết, và mất luôn thứ duy nhất nói cho biết khoản nào đang xấu đi.
Cách 3 — mỗi khách một dòng nợ đầu kỳ, mang ngày nợ thật. Đây là cách đúng. Nó giữ được tổng, giữ được tuổi nợ, mất chừng nửa buổi cho một danh sách khách bình thường, và không đụng gì tới kho.
Nợ đầu kỳ đúng nghĩa: một khách một dòng
Ba thứ phải có trong dòng đó:
- Số tiền — luôn nhập số dương. Không gõ dấu trừ vào ô tiền.
- Chiều — phải thu (khách nợ mình) hay phải trả (mình nợ khách). Đây là chỗ thay cho dấu trừ.
- Ngày — khoản nợ này có từ bao giờ. Ngày này phải lùi được về quá khứ, và không được là ngày tương lai.
Vì sao tách số tiền và chiều ra làm hai ô thay vì cho gõ số âm: vì gõ nhầm một dấu trừ là đảo ngược ý nghĩa cả dòng mà nhìn không ra. Bắt chọn chiều thì người nhập phải trả lời một câu rõ ràng — ai nợ ai — và câu đó khó nhầm hơn một ký tự.
Và một luật nữa: mỗi khách đúng một dòng nợ đầu kỳ, không hơn. Nếu sau này phát hiện nhập sai thì xoá dòng đó rồi nhập lại, chứ đừng nhập thêm dòng thứ hai để bù. Hai dòng đầu kỳ cho một khách là mở đường cho việc cộng đúp mà không ai phát hiện.
Vì sao ngày phải lùi được — chỗ này quyết định nửa giá trị của sổ
Đây là mục đáng đọc kỹ nhất trong bài.
Nhiều phần mềm có sẵn một nút "điều chỉnh công nợ" và người ta hay dùng luôn nút đó để nhập nợ cũ. Nó cộng đúng số, nhưng nó lấy ngày hôm nay làm ngày phát sinh, vì bản chất nó sinh ra để xử lý một điều chỉnh của hôm nay.
Hậu quả: cách tính tuổi nợ trừ dần từ khoản cũ nhất sẽ coi toàn bộ nợ cũ là nợ vừa phát sinh sáng nay. Một khách nợ từ tháng Ba, chuyển sổ vào tháng Tám, thì phần mềm báo khoản đó mới có hôm nay. Sổ vẫn cộng ra đúng tổng, nên không ai nghi ngờ gì. Cái mất là toàn bộ khả năng biết khoản nào đang để lâu — đúng thứ quan trọng nhất của một sổ nợ gối đầu.
Vì vậy nợ đầu kỳ phải là một loại phát sinh riêng, có ô ngày do người nhập điền, chứ không dùng chung với nút điều chỉnh thường ngày. Đây là hai việc khác nhau và trộn vào nhau là hỏng ngay từ ngày đầu.
Đối tác vừa bán vừa mua thì làm sao
Ở chợ đầu mối chuyện này rất thường: một mối vừa lấy hàng của mình, vừa bán hàng vào cho mình. Nên chiều của nợ đầu kỳ không suy ra được từ việc người ta là khách hay là nhà cung cấp.
Cách xử lý: cứ để người nhập chọn chiều, và chấp nhận rằng cả hai chiều đều hợp lệ cho cùng một đối tác. Đừng bù trừ hai chiều trong đầu rồi nhập một con số ròng — làm vậy là mất khả năng đối chiếu với từng loại chứng từ, và tới lúc hai bên ngồi lại thì không ai dựng lại được con số ban đầu.
Ba việc nên làm trước khi nhập dòng đầu tiên
- Chốt một ngày cắt. Ví dụ hết ngày 31 tháng trước. Mọi thứ trước mốc đó là nợ đầu kỳ; mọi thứ sau mốc lên đơn bình thường trên phần mềm. Không có vùng xám ở giữa.
- In sổ Excel ra một bản, hoặc lưu một file đông cứng. Đây là bằng chứng đối chiếu duy nhất nếu sau này có tranh cãi. Đừng tiếp tục sửa file cũ sau ngày cắt.
- Cộng thử tổng số dư của cả danh sách khách. Con số này phải khớp với tổng trên sổ cũ trước khi bắt đầu lên đơn thật. Lệch thì tìm ngay, đừng để qua ngày.
Ví dụ cho dễ hình dung: chốt cắt hết ngày 31/07. Khách A còn nợ 12.400.000 từ đơn ngày 09/06, khách B nợ 3.150.000 từ 28/07, và mình còn nợ mối C 5.000.000 tiền hàng mua vào từ 15/07. Vậy là ba dòng đầu kỳ: hai dòng chiều phải thu mang ngày 09/06 và 28/07, một dòng chiều phải trả mang ngày 15/07. Xong. Không đơn nào được nhập lại.
Hỏi đáp nhanh
Nợ đầu kỳ có tính vào hạn mức nợ của khách không?
Có, và bắt buộc phải có. Nếu không thì khách đang nợ cũ nhiều lại được coi như khách sạch, và hạn mức chặn lúc lên đơn mất tác dụng đúng với nhóm khách rủi ro nhất.
Nhập sai rồi thì sửa thế nào?
Xoá dòng đó và nhập lại, đừng sửa đè và cũng đừng nhập thêm dòng bù. Một khách chỉ nên có đúng một dòng đầu kỳ trong suốt vòng đời của sổ.
Có nên nhập nợ đầu kỳ cho khách đã nghỉ mua không?
Có, nếu họ còn nợ. Khoản nợ không biến mất vì khách ngừng lấy hàng, và đây thường lại là nhóm cần theo dõi kỹ nhất.
Chuyển sổ mất bao lâu?
Phần nhập liệu thường nhanh hơn người ta tưởng, vì mỗi khách chỉ một dòng. Phần lâu là rà lại số dư cũ cho khớp — và đó cũng là phần đáng bỏ thời gian nhất, vì sai ở đây thì sai mãi về sau.
Làm gì tiếp theo
Trước khi nghĩ tới phần mềm nào, làm trước một việc: mở sổ hiện tại, viết ra danh sách mỗi khách một dòng: tên, số dư, ngày khoản nợ cũ nhất, chiều. Danh sách đó chính là thứ cần nhập, và làm xong nó là đã đi được nửa đường chuyển sổ — kể cả khi cuối cùng chọn ở lại với Excel.
Đọc tiếp: năm chỗ sổ Excel vỡ khi bán gối đầu và sổ nợ vựa rau: theo dõi hạn mức từng khách. Xem cách Bắp Non nhận nợ đầu kỳ.