Phần mềm bán lẻ tại quầy dựng quanh hoá đơn: một lần bán, thu tiền ngay, đóng lại. Phần mềm bỏ mối dựng quanh số dư: giao liên tục, thu theo vòng, và cái quan trọng là khách đang nợ tới đâu. Hai cách dựng đó rẽ hướng ở bốn chỗ cụ thể.
Phần mềm bán lẻ tổ chức dữ liệu theo từng hoá đơn đã thanh toán, còn phần mềm bỏ mối tổ chức theo dòng công nợ của từng khách. Khác biệt kéo theo bốn thứ: cân hai cột đặt và cân, bảng giá theo từng khách và từng kỳ, hạn mức nợ chặn ngay lúc lên đơn, và ngày ghi sổ theo ngày khách nhận hàng.
Bài này viết ở mức mô hình, không phải bảng tick tính năng của từng sản phẩm cụ thể. Lý do ở mục cuối.
Chỗ rẽ thứ nhất: một ô số lượng hay hai
Ở quầy bán lẻ, khách cầm món hàng tới, quét mã, trả tiền. Số lượng chỉ có một con số, và một con số là thiết kế đúng cho tình huống đó. Thêm cột thứ hai chỉ làm chậm người thu ngân.
Ở vựa bỏ mối, khách đặt 20kg từ chiều hôm trước, sáng ra cân được 18,6kg. Cả hai con số đều cần: số đặt là cam kết, số cân là thứ tính tiền. Phần mềm chỉ có một ô thì tới bước cân buộc phải sửa đè, và con số cam kết biến mất.
Đây là chỗ rẽ sớm nhất và cũng khó vá nhất, vì nó nằm ngay ở cấu trúc dòng hàng. Chi tiết ở bài cân hai cột đặt và cân.
Chỗ rẽ thứ hai: một giá hay một bảng giá tra được
Bán lẻ có một giá niêm yết cho một mặt hàng. Muốn giảm cho ai thì giảm tại chỗ trên hoá đơn. Gọn, đúng, đủ.
Bỏ mối thì giá là giao của ba chiều: mặt hàng nào, khách nào, giao ngày nào. Mối lớn một giá, mối nhỏ một giá, và cả bảng đổi theo tuần vì rau lên xuống. Sửa đè một cột giá là mất khả năng tra lại giá của tuần trước khi khách hỏi.
Có thể lách bằng cách tạo nhiều bảng giá thủ công, nhưng cái không lách được là chiều thời gian: giá của một đơn phải là giá tại ngày giao, không phải giá tại ngày nhập máy. Xem bài giá rau đổi từng ngày.
Chỗ rẽ thứ ba: thu tiền ngay hay theo dõi số dư
Phần mềm bán lẻ có công nợ, nhưng công nợ ở đó là ngoại lệ: một vài khách quen được ghi sổ, phần lớn trả ngay. Nên nó được dựng như một danh sách hoá đơn chưa thu.
Với vựa bỏ mối, công nợ là trạng thái bình thường của mọi khách. Không có khái niệm "hoá đơn đã đóng" — chỉ có số dư chạy liên tục, phát sinh và thanh toán xen kẽ, cộng thêm tiền chẵn khách đưa dư để trừ đơn sau.
Khác biệt này kéo theo một thứ mà mô hình hoá đơn rất khó có: hạn mức chặn ngay lúc lên đơn. Không phải một cảnh báo đọc sau, mà là một chốt chặn ngăn đơn đi tiếp khi khách đã chạm ngưỡng. Xem bài sổ nợ vựa rau.
Chỗ rẽ thứ tư: ngày nào là ngày ghi sổ
Ở quầy, ba cái ngày trùng nhau: ngày bán, ngày giao, ngày thu tiền đều là lúc khách đứng trước mặt. Nên lấy ngày hệ thống làm ngày ghi sổ là đúng, và không ai phải nghĩ về nó.
Ở vựa, bốn cái ngày tách rời: đặt chiều hôm trước, giao sáng hôm sau, nhập máy hai hôm sau, thu tiền vòng sau. Lấy ngày hệ thống là lấy ngày ít ý nghĩa nhất trong bốn ngày, và bảng kê cuối tháng sẽ lệch kỳ. Xem bài một đơn giao hôm nay, ghi sổ ngày nào mới đúng.
Khi nào nên chọn phần mềm bán lẻ
Phần mềm bán lẻ hơn hẳn ở nhiều chỗ, và đây là những chỗ đáng chọn nó:
- Có quầy bán cho khách lẻ. Máy quét mã vạch, in tem giá, màn hình khách, ngăn kéo đựng tiền, quản lý ca thu ngân — những thứ này phần mềm bỏ mối thường không có.
- Thu tiền ngay là chính. Không có gối đầu thì toàn bộ phần công nợ trở thành gánh nặng thừa.
- Cần thanh toán thẻ, ví điện tử, mã QR tại quầy. Đây là hệ sinh thái mà phần mềm bán lẻ đã làm sẵn.
- Cần tích điểm, khuyến mãi, chương trình khách thân thiết. Nghiệp vụ của bán lẻ, không phải của bỏ mối.
- Đội ngũ hỗ trợ và cộng đồng người dùng lớn. Phần mềm bán lẻ phổ biến hơn nhiều, nên gọi hỏi cái gì cũng có người trả lời — với người không rành máy tính, đây là một ưu thế rất thật.
Nhiều sạp làm cả hai: bán lẻ tại chỗ và bỏ mối cho quán. Trường hợp đó nên chọn theo phần việc chiếm nhiều tiền hơn, và chấp nhận làm tay phần còn lại — chứ đừng chọn một phần mềm làng nhàng ở cả hai.
Vì sao bài này không có bảng tick tính năng theo tên sản phẩm
Vì một bảng như vậy chỉ đúng vào ngày viết ra. Các phần mềm bán lẻ lớn ra tính năng mới liên tục, và một dòng "không có tính năng X" viết hôm nay có thể sai sau ba tháng. Trong khi đó, người đọc bảng ấy lại tin nó nhất.
Bốn chỗ rẽ ở trên thì khác — chúng đến từ mô hình kinh doanh, không đến từ phiên bản. Chừng nào bán lẻ vẫn là thu tiền ngay và bỏ mối vẫn là gối đầu, bốn chỗ đó vẫn còn nguyên.
Cách dùng bài này cho đúng: mang bốn câu hỏi dưới đây đi hỏi thẳng bất kỳ nhà cung cấp nào, kể cả nơi làm ra Bắp Non, và bắt họ cho xem trên màn hình chứ đừng nghe trả lời miệng.
- Một dòng hàng có giữ được cả số đặt lẫn số cân không, và có xem lại được chênh lệch không?
- Tra được giá của mặt hàng này, cho khách này, tại một ngày trong quá khứ không?
- Khách vượt hạn mức nợ thì phần mềm chặn ở đâu — lúc lên đơn, hay lúc xem báo cáo?
- Đơn nhập trễ ba ngày thì rơi vào kỳ nào của bảng kê?
Hỏi đáp nhanh
Đang dùng phần mềm bán lẻ mà bắt đầu bỏ mối thì có phải đổi ngay không?
Không nhất thiết. Ngưỡng thường gặp là khi phần công nợ gối đầu bắt đầu cần theo dõi hằng ngày thay vì hằng tháng, hoặc khi việc cân lại từng đơn trở thành việc mỗi sáng. Trước ngưỡng đó, làm tay phần thiếu vẫn rẻ hơn đổi hệ thống.
Dùng song song hai phần mềm được không?
Được về mặt kỹ thuật, nhưng phải chấp nhận nhập liệu hai lần và đối chiếu tay. Chỉ nên làm khi hai mảng việc tách bạch rõ ràng — ví dụ quầy lẻ và mảng bỏ mối là hai kho, hai người phụ trách.
Chuyển đổi thì mất gì?
Mất thời gian làm quen là chắc chắn. Mất dữ liệu thì không, nếu chuyển đúng cách: sổ nợ mang sang bằng dòng nợ đầu kỳ cho từng khách, lịch sử cũ giữ nguyên ở hệ thống cũ để tra. Chi tiết ở bài chuyển sổ nợ từ Excel sang phần mềm.
Phần mềm bỏ mối có làm được bán lẻ không?
Làm được ở mức cơ bản: lên đơn, in hoá đơn, thu tiền ngay. Cái thường thiếu là phần cứng của quầy và các nghiệp vụ khuyến mãi, tích điểm. Nếu quầy lẻ là nguồn thu chính thì đừng ép.
Làm gì tiếp theo
Trước khi xem demo của bất kỳ ai, viết ra bốn câu hỏi ở mục trên vào điện thoại. Bắt người bán hàng mở màn hình lên trả lời từng câu. Bốn câu đó phân loại được gần hết thị trường trong mười lăm phút, và chúng không phụ thuộc vào việc ai đang quảng cáo mạnh hơn.