Một bảng giá dùng được cho vựa phải trả lời được đúng một câu: khách này, mặt hàng này, giao ngày này thì bao nhiêu một ký. Ba chiều cùng lúc — khách, mặt hàng, ngày — chứ không phải một cột giá bán duy nhất gắn vào mặt hàng.
Bảng giá của vựa rau phải tra được theo ba chiều: mặt hàng, khách, và ngày giao. Cùng một mặt hàng có thể có nhiều mức giá đang cùng hiệu lực, nên phải có thứ tự ưu tiên rõ ràng, và giá của một đơn luôn lấy theo ngày khách nhận hàng chứ không theo ngày lên đơn.
Vì sao một cột "giá bán" không đủ
Trong phần mềm bán lẻ, mỗi mặt hàng có một giá. Đổi giá thì sửa con số đó. Rất gọn, và hoàn toàn không dùng được cho vựa, vì hai lý do chồng lên nhau.
Lý do thứ nhất: giá đổi theo thời gian. Rau lên xuống theo tuần, có khi theo ngày. Sửa đè con số cũ thì mọi đơn đã lên trước đó mất căn cứ, và không ai dựng lại được giá của một ngày trong quá khứ khi khách hỏi.
Lý do thứ hai: giá đổi theo khách. Mối lớn lấy đều một giá, mối nhỏ một giá, khách mới một giá, và có những khách được thoả thuận riêng cho vài mặt hàng nhất định. Đây không phải chuyện ưu ái — đó là cách nghề này định giá.
Hai lý do cộng lại thì con số cần tra không phải một giá trị, mà là giao của ba chiều. Bảng giá vì thế phải là một thứ tra được, không phải một ô sửa được.
Nhiều mức giá cùng hiệu lực thì lấy mức nào
Khi một mặt hàng cùng lúc dính nhiều mức giá — giá riêng cho khách này, giá của kỳ tuần, giá chuẩn — thì phải có một thứ tự cố định, và thứ tự đó phải được viết ra chứ không nằm trong đầu ai.
Nguyên tắc chung, đi từ riêng tới chung:
- Giá riêng thoả thuận với đúng khách đó cho đúng mặt hàng đó, còn trong thời hạn hiệu lực. Đây là mức cụ thể nhất nên nó thắng.
- Giá của kỳ — kỳ tháng cho khách đi theo giá tháng, kỳ tuần cho phần còn lại — miễn là kỳ đó phủ ngày cần tra.
- Giá chuẩn của mặt hàng, dùng khi không có mức nào ở trên.
Luật quan trọng nhất không nằm ở thứ tự mà nằm ở chỗ riêng luôn thắng chung. Đặt ngược lại thì mọi thoả thuận riêng với khách bị một lần cập nhật giá tuần xoá sạch, và không ai phát hiện cho tới khi khách gọi.
Còn một luật nữa, nhỏ mà đắt: "chưa có giá" khác "giá bằng không". Mặt hàng chưa được đặt giá thì đơn phải dừng lại và hỏi người dùng, chứ không được lặng lẽ tính 0 đồng rồi cho đi tiếp. Một dòng hàng 0 đồng trong đơn là một dòng không ai nhìn thấy cho tới lúc đối chiếu.
Giá đi theo ngày giao, không theo hôm nay
Đây là chỗ dễ làm sai nhất, vì làm sai nó vẫn chạy trơn tru.
Đơn giao Chủ Nhật ngày 27, thứ Hai ngày 28 mới có người ngồi nhập. Nếu hệ thống lấy bảng giá của hôm nhập thì cả đơn ăn giá tuần mới, trong khi hàng đã giao theo giá tuần cũ và khách đã đồng ý theo giá tuần cũ.
Kỳ giá tuần chạy từ thứ Hai tới Chủ Nhật, nên lệch đúng một ngày qua ranh giới tuần là lệch cả một kỳ giá — không phải lệch vài đồng. Và vì tổng đơn vẫn ra một con số hợp lý, không có cảnh báo nào bật lên cả.
Luật đúng: giá lấy theo ngày khách nhận hàng, cùng mốc với ngày ghi sổ. Giá và ngày chứng từ là hai vế của cùng một bút toán; để một vế chạy theo lịch còn vế kia đứng theo đồng hồ là tự sinh ra chênh lệch không truy được. Nguyên tắc ngày chứng từ viết riêng ở bài một đơn giao hôm nay, ghi sổ ngày nào mới đúng.
Đổi giá giữa kỳ: khách đã chốt tháng thì phải hỏi
Giá tuần và giá tháng khác nhau không chỉ ở độ dài kỳ, mà ở tính chất cam kết.
Giá tuần là giá theo thị trường: hết tuần thì chốt lại, khách hiểu và chấp nhận. Giá tháng là giá đã cam kết: khách chọn đi theo giá tháng chính vì họ cần một con số đứng yên để tính giá bán của họ. Bếp ăn công nghiệp và nhà hàng gần như luôn cần điều này.
Nên đổi giá tháng giữa chừng là đổi một cam kết, và việc đó phải có sự đồng ý của khách trước khi đổi, chứ không phải sửa xong rồi thông báo. Về mặt vận hành, cách an toàn là kỳ giá đã xác nhận thì khoá lại — muốn đổi phải mở kỳ mới, và việc mở đó để lại dấu vết.
Vài thói quen nên có khi vận hành bảng giá:
- Chốt giá tuần vào một mốc cố định trong tuần, và giữ mốc đó. Mốc trôi nổi thì không ai biết bảng giá đang là bảng nào.
- Xác nhận kỳ giá trước khi bắt đầu lên đơn của kỳ đó, đừng vừa lên đơn vừa sửa giá.
- Giá đã dùng để lên đơn thì đừng sửa đè, vì đơn cũ mất căn cứ. Cần đổi thì mở kỳ mới.
Khi chợ nhảy giá giữa tuần
Chuyện này có thật và bảng giá phải chịu được nó. Có hai cách xử, và nên chọn trước chứ đừng xử theo cảm tính từng lần.
Cách thứ nhất: giữ nguyên giá đã chốt tới hết kỳ, chịu phần chênh, và bù lại ở kỳ sau. Ưu điểm là khách tin, sổ sạch, không tranh cãi. Nhược điểm là có tuần lỗ.
Cách thứ hai: mở một kỳ giá mới ngay giữa tuần, áp từ ngày giao trở đi. Ưu điểm là bám sát thị trường. Nhược điểm là phải báo khách trước, và nếu không báo thì lần đối chiếu sau sẽ mất thời gian.
Cái không nên làm là cách thứ ba: sửa đè giá của kỳ đang chạy. Làm vậy thì những đơn đã giao trong kỳ đó tự nhiên đổi tiền, và không ai giải thích được vì sao.
Hỏi đáp nhanh
Nên để giá riêng cho bao nhiêu khách?
Càng ít càng dễ vận hành, nhưng đừng ép. Thực tế thì một nhóm nhỏ mối lớn cần giá riêng, còn phần đông chạy theo giá kỳ là đủ. Cái cần tránh là giá riêng đặt xong rồi quên hạn — nên mọi mức giá riêng đều nên có thời hạn.
Giá mua vào có nên nằm chung bảng với giá bán không?
Không. Đó là hai việc khác nhau và hai luồng chứng từ khác nhau. Trộn chung thì tới lúc tính lãi từng mặt hàng sẽ không tách được đâu là giá bán đã thoả thuận, đâu là giá lấy hàng của một lô cụ thể.
Khách hỏi lại giá của một đơn ba tháng trước thì tra thế nào?
Tra được nếu hệ thống lưu lịch sử theo kỳ, tức là biết mỗi kỳ mỗi mặt hàng giá bao nhiêu. Nếu chỉ lưu một cột giá bị sửa đè nhiều lần thì không có cách nào dựng lại, và trong tranh cãi thì bên không có bằng chứng là bên chịu.
Báo giá gửi khách có nên dùng chung bảng giá bán không?
Nên tách. Báo giá là để chào, thường có mức riêng, và không nên chạm vào giá đang dùng để lên đơn thật. Lẫn hai thứ là một hôm nào đó chào giá xong thì giá bán thật đổi theo.
Làm gì tiếp theo
Chọn một mặt hàng đang bán cho ít nhất ba khách khác nhau, rồi hỏi bảng giá hiện tại: tuần trước, khách B mua mặt hàng này giá bao nhiêu. Trả lời được ngay bằng dữ liệu, không phải bằng trí nhớ, thì bảng giá đang đủ chiều. Không trả lời được thì chiều đang thiếu chính là chiều thời gian.
Đọc tiếp: cân hai cột đặt và cân. Xem cách Bắp Non tra giá theo khách và theo ngày giao.