Khách trả lại hàng không phải một việc mà là ba việc cùng lúc: hàng quay về hoặc không quay về, nợ của khách giảm, và có khi tiền mặt ra khỏi quỹ. Ghi thiếu một trong ba là sổ lệch, mà kiểu lệch này rất khó tìm về sau.
Một phiếu trả hàng bán phải trả lời được ba câu: hàng trả về có nhập lại kho được không, khoản tiền tương ứng trừ vào nợ hay hoàn tiền mặt, và ngày nào là ngày ghi sổ. Ba câu này quyết định ba sổ đi theo hướng nào, nên phải hỏi ngay lúc lập phiếu chứ không để về sau.
Câu thứ nhất: hàng có nhập lại kho được không
Đây là câu quyết định sổ kho, và có hai trường hợp.
Hàng còn bán được, tức khách lấy dư, hàng còn tươi, trả lại nguyên. Ghi nhập lại kho, hàng quay về đúng số lượng đó.
Hàng không dùng được nữa, tức dập, héo, đã cắt dở. Hàng vẫn rời khỏi tay khách nhưng không quay lại kho được, nên phải đi tiếp một bước: lập phiếu huỷ cho phần đó. Chi tiết cách ghi ở bài hàng dạt và hao hụt.
Điểm hay sai là gộp hai trường hợp làm một, mặc định cứ trả là nhập kho. Làm vậy thì kho có thêm một lượng hàng không tồn tại, và số đó nằm im cho tới lần kiểm kê.
Câu thứ hai: trừ vào nợ hay hoàn tiền mặt
Đây là câu quyết định sổ công nợ và sổ quỹ, và hai đường khác nhau hẳn.
Trừ vào nợ là cách thường dùng nhất với khách bỏ mối, vì khách vẫn còn số dư đang chạy. Sổ nợ ghi một dòng giảm, hết. Quỹ tiền không đụng tới.
Hoàn tiền mặt thì dùng khi khách đã trả hết tiền hoặc yêu cầu nhận lại tiền. Lúc này cần hai bút toán chứ không phải một: một dòng giảm nợ cho phần hàng trả, và một dòng đối ứng để công nợ ròng quay về đúng như cũ, kèm một dòng chi tiền thật ở sổ quỹ.
Vì sao phải hai dòng thay vì chỉ ghi chi tiền? Vì nếu chỉ ghi chi tiền mà không đụng công nợ thì phần hàng trả về không được phản ánh. Còn nếu chỉ giảm nợ mà lại đưa tiền mặt thì mình vừa mất hàng vừa mất tiền trong sổ. Cặp bút toán giữ cho hai sổ nói cùng một chuyện.
Câu thứ ba: huỷ đơn sau khi đã có phiếu trả
Chỗ này là cái bẫy đắt nhất, và nó đã xảy ra thật trong dự án này.
Tình huống: đơn đã giao, khách trả lại một ít, lập phiếu trả hàng trừ vào nợ. Sau đó vì lý do nào đó cả đơn bị huỷ. Nếu phép huỷ chỉ đảo phần bán hàng mà bỏ quên phần trả hàng, thì dòng giảm nợ của phiếu trả ở lại sổ vĩnh viễn, và khách tự nhiên có một khoản âm không ai giải thích được.
Điều làm nó khó phát hiện: chừng nào khách còn nợ dương, khoản âm đó lẫn vào tổng và không ai nhìn ra. Nó chỉ lộ ra khi số dư của khách đáng lẽ về 0 mà vẫn còn treo một khoản lẻ.
Luật đúng khi huỷ một đơn từng có phiếu trả:
- Đảo phần bán hàng và cả phần điều chỉnh của phiếu trả, để công nợ về đúng như chưa từng có gì.
- Không đảo dòng chi tiền mặt nếu đã hoàn tiền, vì tiền đã ra khỏi quỹ thật rồi. Muốn lấy lại thì lập một phiếu thu, đó là một sự kiện mới.
- Kho thì đảo theo phần ròng, chứ không cộng thẳng toàn bộ số đã giao về.
Ví dụ bằng số: giao 100kg, khách trả 8kg và mình nhập lại kho. Kho lúc đó giảm 92. Huỷ cả đơn thì kho phải cộng về đúng 92, không phải 100, vì 8kg kia đã quay về từ trước rồi.
Ngày ghi sổ của một phiếu trả
Phiếu trả hàng mang ngày khách thật sự trả hàng, không phải ngày ngồi nhập máy. Cùng một nguyên tắc với đơn hàng: một giao dịch chỉ có một ngày, và ngày đó là ngày sự việc xảy ra. Lý do đầy đủ ở bài một đơn giao hôm nay ghi sổ ngày nào.
Riêng bút toán đảo khi huỷ thì mang ngày hôm nay, không lùi về ngày đơn gốc. Huỷ là một sự kiện của hôm nay, và giữ nó ở kỳ hiện tại tránh được việc sửa vào một kỳ đã chốt bảng kê gửi khách.
Vài câu hay được hỏi
Khách trả hàng nhưng chưa thanh toán đơn đó thì sao? Vẫn ghi phiếu trả bình thường. Nợ của khách giảm xuống, và phần còn lại là số thật họ phải trả. Không cần đợi thanh toán rồi mới xử lý.
Trả hàng có làm đơn gốc đổi số không? Không nên. Đơn gốc giữ nguyên con số đã giao, còn phiếu trả là một chứng từ riêng đứng cạnh nó. Sửa ngược đơn gốc là mất dấu vết những gì đã thật sự giao đi, và hoá đơn đã in cho khách sẽ không khớp với sổ nữa.
Một đơn trả nhiều lần được không? Được, mỗi lần một phiếu. Điều kiện duy nhất là tổng số trả không vượt quá số đã giao của từng mặt hàng, và chốt chặn đó nên nằm trong hệ thống chứ không dựa vào trí nhớ người nhập.
Trả hàng cho nhà cung cấp có giống không? Khác chiều nhưng cùng nguyên tắc: hàng ra khỏi kho, nợ mình đang nợ nhà cung cấp giảm xuống. Xem bài nhập hàng và nợ nhà cung cấp.
Chỗ nên soi đầu tiên
Anh chị lấy một khách có số dư đang về gần 0 và cộng tay lại toàn bộ sổ nợ của họ từ đầu kỳ.
Nếu ra một khoản lẻ âm không giải thích được thì khả năng cao đó là một phiếu trả hàng còn nằm lại sau khi đơn gốc đã bị huỷ, đúng cái bẫy ở mục ba. Bắp Non đảo cả phiếu trả khi huỷ đơn nên khoản đó không còn treo lại được nữa.