Tờ hoá đơn gửi khách là chỗ hai bên đối chiếu với nhau, nên nó chỉ được mang những con số hai bên cùng đồng ý. Với vựa bỏ mối, con số đó là số cân thực giao, không phải số khách đặt hôm trước.
Hoá đơn bán hàng của vựa cần đủ bốn thứ: từng dòng hàng với số thực giao và đơn giá, tổng tiền của đơn, số dư nợ trước và sau đơn này, và chỗ ký nhận. Số khách đặt ban đầu thuộc về sổ nội bộ, không thuộc tờ giấy đưa cho khách.
Vì sao chỉ in số thực giao
Câu hỏi rất hợp lý: nếu vựa giữ song song hai con số đặt và cân, sao không in cả hai cho minh bạch?
Vì hai con số đó phục vụ hai việc khác nhau. Số đặt là để mình tự đối chiếu xem giao thiếu bao nhiêu so với cam kết, và để tính lượng lấy hàng cho hôm sau. Số cân là thứ tính tiền. In cả hai lên hoá đơn thì mỗi lần giao thiếu vài lạng là một lần khách có cớ hỏi, mà cuộc trao đổi đó nên xảy ra lúc cân chứ không phải lúc thu tiền.
Điều này không có nghĩa giấu số đặt. Nó nằm trong sổ, tra ra bất cứ lúc nào, và chính nó là dữ liệu để trả lời "tháng này tôi giao thiếu anh bao nhiêu". Chi tiết về hai cột này ở bài cân hai cột đặt và cân.
Bốn thứ bắt buộc có
Từng dòng hàng, có số thực giao và đơn giá. Ghi gộp "rau các loại" là mời khách tranh cãi. Mỗi mặt hàng một dòng.
Số dư nợ trước và sau. Đây là thứ hoá đơn bán lẻ không có mà vựa bắt buộc phải có. Khách bỏ mối không quan tâm mỗi đơn này bao nhiêu, họ quan tâm đang nợ tổng bao nhiêu. In cả hai con số thì tờ hoá đơn tự nó là một bảng đối chiếu nhỏ.
Ngày giao hàng, không phải ngày in. Một tờ in lại sau ba ngày vẫn phải mang ngày giao gốc. Lý do ở bài một đơn giao hôm nay ghi sổ ngày nào.
Chỗ ký nhận và ký giao. Hai ô, không phải một. Tài xế ký giao, người nhận ký nhận. Đây là bằng chứng duy nhất khi hai bên nhớ khác nhau về việc hàng đã tới hay chưa.
Ba thứ nên bỏ
Ảnh, logo to, khung viền rườm rà. Tờ hoá đơn của vựa được in hàng chục tờ mỗi sáng trên máy in nhiệt hoặc máy in văn phòng, nên mỗi thứ trang trí là thêm mực và thêm giây chờ.
Cột số đặt, đã nói ở trên.
Và những dòng tổng không ai dùng: tổng số mặt hàng, tổng số ký của cả đơn. Nghe hữu ích nhưng thực tế không ai đối chiếu bằng chúng, mà chúng làm tờ giấy dài thêm.
Phiếu trả hàng phải xuất hiện trên hoá đơn liên quan
Chỗ này hay bị bỏ sót và gây tranh cãi nhiều nhất.
Nếu khách đã trả lại hàng của một đơn, thì tờ hoá đơn của đơn đó phải nhắc tới phiếu trả, ít nhất là một dòng ghi rõ đã trả mặt hàng gì, bao nhiêu, và trừ bao nhiêu tiền. Nếu không, khách cầm hoá đơn thấy một con số, nhìn sổ nợ thấy một con số khác, và không ai giải thích được khoản chênh.
Cách ghi đúng nằm ở bài khách trả lại hàng.
Một buổi sáng bốn chục tờ
Đây là chi tiết kỹ thuật nhưng ảnh hưởng thẳng tới việc mỗi sáng của anh chị.
Nếu để trình duyệt tự ngắt trang thì đơn nào dài sẽ bị cắt ngay giữa một dòng hàng, hoặc tệ hơn là dòng tổng tiền rơi sang trang sau đứng một mình. In bốn chục tờ mỗi sáng thì kiểu gì cũng có vài tờ hỏng, và mỗi tờ hỏng là in lại.
Cách làm đúng là tự tính chỗ ngắt trước khi in: đo chiều cao thật của từng dòng ở đúng bề rộng giấy, rồi quyết định dòng nào sang trang. Nghe cầu kỳ, nhưng nó là khác biệt giữa "in xong là xong" và "in xong phải ngồi soát". Bắp Non tự phân trang theo cách này chứ không phó mặc cho trình duyệt.
Vài luật nhỏ đi kèm, đều đến từ việc in thật:
- Dòng tổng tiền không bao giờ được tách khỏi dòng hàng cuối cùng.
- Đầu trang sau phải lặp lại tên khách và ngày, vì các tờ hay bị tách rời nhau.
- Cỡ chữ có thể co lại cho vừa trang, nhưng phải có mức sàn. Thiếu chỗ thì in thêm tờ, đừng bóp chữ tới mức người ta phải soi.
Vài câu hay được hỏi
Hoá đơn bán hàng này có thay được hoá đơn điện tử không? Không. Đây là chứng từ giao nhận giữa mình và khách, dùng để đối chiếu hàng và tiền. Hoá đơn điện tử là nghĩa vụ thuế, đi theo quy định riêng và phát hành qua nhà cung cấp dịch vụ.
Khách không lấy hoá đơn giấy thì có cần in không? Vẫn nên in một liên cho tài xế đi giao, vì đó là chỗ ký nhận. Còn liên cho khách thì gửi ảnh cũng được, cái quan trọng là hai bên cùng nhìn một con số.
In lại một hoá đơn cũ có làm đổi gì trong sổ không? Không được phép đổi gì cả. In là in. Nếu thao tác in lặng lẽ đổi trạng thái đơn thì đó là lỗi nghiêm trọng, và đã có trường hợp in thử một tờ mà hệ thống đẩy cả tuyến sang trạng thái đang giao, tức trừ kho thật cả tuyến và không lùi được.
Mỗi sạp muốn một mẫu in khác nhau thì sao? Hợp lý, vì tên sạp, số điện thoại và câu ghi chú cuối tờ mỗi nơi mỗi khác. Nhưng cấu trúc các cột thì nên giữ chung, vì cột khác nhau giữa các sạp là lúc gộp báo cáo sẽ không khớp.
Soát tờ hoá đơn đang dùng
Anh chị lấy một tờ hoá đơn đang in cho khách và soát đúng bốn thứ ở mục hai: có đủ từng dòng hàng không, có số dư nợ trước và sau không, ngày trên tờ là ngày giao hay ngày in, và có chỗ ký nhận không.
Thiếu số dư nợ là chỗ hay thiếu nhất, và cũng là thứ thêm vào giúp giảm nhiều nhất số cuộc điện thoại hỏi lại cuối tháng.
Đọc tiếp: phiếu gom tuyến cho người soạn hàng.