Câu hỏi đúng không phải "phần mềm giá bao nhiêu", mà là "mình đang trả bao nhiêu cho việc ghi sổ hiện tại". Con số thứ hai gần như không ai tính, và nó thường lớn hơn con số thứ nhất. Bài này là cách tự tính, bằng số của chính mình.
Chi phí ghi sổ hiện tại của một vựa gồm ba phần: tiền công trả cho người làm sổ sách, thời gian của chính chủ vựa quy ra tiền, và tiền mất do ghi sai. Cộng ba phần đó theo tháng rồi mới đem so với chi phí phần mềm thì phép so mới có nghĩa.
Bài này không nêu giá của bất kỳ phần mềm nào, kể cả Bắp Non — giá là thứ phải hỏi trực tiếp và phải hỏi đúng cách. Phần cuối bài là danh sách câu cần hỏi.
Phần 1: những gì đang trả cho việc ghi sổ
Ba khoản, xếp theo mức dễ nhìn thấy giảm dần.
Khoản dễ thấy nhất: tiền công. Nếu có người phụ ghi sổ, tính tiền công theo tháng của phần việc đó. Người làm nhiều việc thì ước lượng theo tỷ lệ thời gian dành cho sổ sách — ghi đơn, làm bảng kê, đối chiếu công nợ, in hoá đơn.
Khoản ít ai tính: thời gian của chính mình. Chủ vựa thường tự làm phần đối chiếu và phần công nợ, vì đó là phần không giao được. Ước lượng số giờ mỗi tuần, rồi quy ra tiền theo mức mình tự thấy hợp lý. Đây là khoản hay bị coi là "công mình bỏ ra, không tính" — nhưng nó là khoản lớn nhất ở phần lớn vựa.
Khoản khó nhất: tiền mất do ghi sai. Không đo được chính xác, nhưng ước lượng được nếu chịu nhìn lại. Ba chỗ đáng nhìn:
- Những khoản công nợ không truy được nguồn khi đối chiếu, cuối cùng phải bỏ qua.
- Những đơn tính sai giá vì lấy nhầm bảng giá tuần — mỗi lần vài trăm nghìn, cộng lại theo tháng.
- Những lần bán vượt hạn mức cho một khách rồi không đòi được.
Phần 2: ba khoản chi phí ẩn của cách làm bằng Excel
Ba khoản này không nằm trong sổ nào cả, nên hay bị bỏ ra ngoài phép so.
Chi phí lúc bận nhất. Sổ tay và Excel chạy tốt vào ngày bình thường. Chúng gãy vào đúng ngày cao điểm — cận Tết, cuối tháng, hôm có người nghỉ. Chi phí không phải ở ngày thường mà ở mấy ngày đó.
Chi phí phụ thuộc một người. Khi cả sổ nằm trong đầu một người, người đó nghỉ là công việc đứng. Đây là rủi ro chứ chưa phải chi phí, nhưng nó biến thành chi phí ngay lần đầu xảy ra.
Chi phí không trả lời được khách ngay. Khách hỏi số dư, phải hẹn "để tôi về xem sổ". Mỗi lần như vậy không mất tiền trực tiếp, nhưng nó là thứ khách nhớ khi so mình với mối khác.
Phần 3: phần mềm tính tiền theo cái gì
Chưa bàn tới con số, chỉ bàn tới cách tính — vì cùng một con số, cách tính khác nhau thì tổng tiền một năm chênh nhau rất nhiều.
Các cách phổ biến:
- Theo tháng hoặc theo năm, một gói cố định. Dễ dự trù nhất. Trả năm thường rẻ hơn trả tháng.
- Theo số người dùng. Rẻ khi ít người, đắt dần khi thêm nhân viên. Phải hỏi rõ: người dùng chỉ xem có tính tiền không.
- Theo số chi nhánh hoặc số kho. Quan trọng với ai đang có hơn một sạp.
- Theo dung lượng hoặc số đơn. Cần hỏi kỹ ngưỡng, vì mùa cao điểm là lúc vượt ngưỡng.
- Phí cài đặt và phí chuyển dữ liệu ban đầu. Khoản một lần nhưng hay bị bỏ quên khi so giá.
Phần 4: ngưỡng hoà vốn, tính bằng số của mình
Phép tính chỉ có một dòng:
Chi phí ghi sổ hiện tại mỗi tháng, trừ đi chi phí phần mềm mỗi tháng, trừ đi thời gian mình phải bỏ ra để vận hành nó.
Ra số dương thì đáng. Ra số âm thì chưa, hoặc chưa phải lúc.
Lấy một bộ số giả định cho dễ theo — thay bằng số thật của mình:
- Giả sử trả người phụ ghi sổ 4 triệu một tháng cho riêng phần sổ sách.
- Giả sử mình bỏ ra 8 giờ mỗi tuần cho đối chiếu và công nợ, tự tính 100 nghìn một giờ, thành khoảng 3,2 triệu một tháng.
- Giả sử mỗi tháng mất khoảng 1 triệu vì các khoản ghi sai không truy được.
Tổng chi phí hiện tại theo bộ số giả định này là 8,2 triệu một tháng. Đó là con số cần đem đi so, chứ không phải con số 0 mà nhiều người vẫn ngầm giả định khi nghĩ "làm tay thì không tốn gì".
Ba con số trên là số bịa ra để minh hoạ phép tính. Giá trị của bài này nằm ở chỗ bạn tự điền ba số của mình vào, không nằm ở ba số đó.
Phần 5: khi nào chưa nên mua phần mềm
Nói thẳng, vì đây là phần ít người bán nào chịu nói:
- Chưa có ai chịu trách nhiệm nhập liệu hằng ngày. Phần mềm nhập nửa vời còn tệ hơn sổ tay đầy đủ, vì nó tạo cảm giác đã có số liệu.
- Đang trong mùa cao điểm. Đổi cách làm giữa lúc bận nhất là cách chắc chắn nhất để bỏ dở.
- Sổ nợ hiện tại đang lệch mà chưa dò ra. Chuyển một sổ đang sai sang phần mềm thì được một sổ sai gọn gàng hơn. Dò cho khớp trước, chuyển sau. Cách chuyển ở bài chuyển sổ nợ từ Excel sang phần mềm.
- Việc chỉ một người làm và người đó dùng sổ tay rất thạo. Ngưỡng đáng đổi thường tới khi có người thứ hai cùng ghi.
Hỏi đáp nhanh
Nên hỏi nhà cung cấp những gì về giá?
Bốn câu, và nên hỏi trước khi xem demo: giá gồm những gì và không gồm những gì; thêm một người dùng thì thêm bao nhiêu; có phí cài đặt hay phí chuyển dữ liệu ban đầu không; và nếu ngừng dùng thì lấy dữ liệu của mình ra bằng cách nào. Câu thứ tư quan trọng nhất và ít người hỏi nhất.
Phần mềm rẻ hơn thì có đáng lo không?
Đáng hỏi chứ chưa đáng lo. Rẻ vì làm ít tính năng hơn là bình thường và có khi lại hợp. Rẻ vì không có ai hỗ trợ khi hỏng thì mới là vấn đề — với công cụ ghi tiền hằng ngày, chi phí lúc hỏng lớn hơn chi phí thuê bao nhiều lần.
Có nên chờ tới khi lớn hơn rồi mới dùng phần mềm không?
Ngược lại thì dễ hơn: chuyển sổ lúc còn ít khách nhẹ hơn nhiều so với lúc đã nhiều. Nhưng điều kiện vẫn là phải có người nhập liệu đều đặn. Không có người thì lớn hay nhỏ cũng không chạy.
Dùng thử bao lâu thì đủ để quyết định?
Đủ dài để đi qua một vòng thu tiền hoàn chỉnh — lên đơn, giao, cân, ghi nợ, gửi bảng kê, thu tiền, đối chiếu. Chạy nửa vòng thì chưa gặp chỗ mà phần mềm hay hụt, tức là chưa biết gì.
Làm gì tiếp theo
Dành mười lăm phút, viết ra ba con số: tiền công trả cho việc ghi sổ, số giờ của mình mỗi tuần, và ước lượng tiền mất do ghi sai mỗi tháng. Cộng lại.
Con số đó là thứ duy nhất cần cầm theo khi đi nghe báo giá. Không có nó thì mọi mức giá đều nghe đắt, vì đang so với số 0.
Đọc tiếp: năm chỗ sổ Excel vỡ khi bán gối đầu và phần mềm bán lẻ và phần mềm bỏ mối khác nhau ở đâu.