Bán một mặt hàng bằng nhiều đơn vị thì sổ phải quy hết về một đơn vị gốc. Khách gọi theo thùng, theo bó hay theo ký là việc của khách; bên trong sổ chỉ được tồn tại một cách đếm duy nhất. Giữ song song hai đơn vị trong cùng một cột số lượng là chỗ tồn kho bắt đầu sai.
Khi một mặt hàng bán bằng nhiều đơn vị, mỗi mặt hàng cần một đơn vị cơ bản, và mọi đơn vị khác được khai bằng hệ số quy đổi về đơn vị đó. Số lượng lưu trong sổ luôn theo đơn vị cơ bản, còn đơn vị khách quen dùng chỉ là lớp nhập liệu và lớp hiển thị.
Cùng một mặt hàng, ba cách gọi
Cà chua là cà chua, nhưng ba khách gọi ba kiểu. Nhà hàng lấy theo ký. Bếp ăn lấy theo thùng. Quán nhỏ lấy theo rổ. Cùng một sạp, cùng một ngày, cùng một lô hàng.
Cách xử lý bằng tay thường là tạo ba mặt hàng: "Cà chua ký", "Cà chua thùng", "Cà chua rổ". Nghe hợp lý và nó hỏng ngay ở ngày thứ hai:
- Tồn kho tách làm ba trong khi hàng thì nằm chung một đống. Không bao giờ biết còn thật sự bao nhiêu.
- Đổi giá phải sửa ba chỗ, và kiểu gì cũng có lần sửa hai quên một.
- Báo cáo bán chạy chia nhỏ ra ba dòng, nên một mặt hàng bán mạnh trông như ba mặt hàng bán yếu.
Ba mặt hàng cho một thứ hàng là ba nguồn sự thật cho cùng một câu hỏi. Đó là gốc của vấn đề, không phải chuyện đặt tên.
Đơn vị cơ bản và hệ số quy đổi
Cách đúng chỉ có một: mỗi mặt hàng có đúng một đơn vị cơ bản — với hàng rau củ thường là ký — và các đơn vị khác được khai kèm hệ số.
Ví dụ cho mặt hàng cà chua:
- Đơn vị cơ bản: ký.
- Thùng — hệ số 12, tức một thùng bằng 12 ký.
- Rổ — hệ số 5.
Khi khách lấy 3 thùng, người lên đơn gõ "3 thùng" cho tự nhiên, còn sổ ghi 36 ký. Tồn kho trừ 36 ký. Báo cáo cộng 36 ký. Không có chỗ nào trong sổ tồn tại con số 3 như một số lượng độc lập — nó chỉ là cách khách nói.
Lợi ích đi kèm mà ít người để ý: từ đó về sau, tồn kho luôn là một con số duy nhất. Câu "còn bao nhiêu cà chua" có đúng một câu trả lời, bất kể hôm nay bán ra bằng mấy loại đơn vị.
Chỗ sai đắt nhất: nhân đúp hệ số
Đây là cái bẫy đáng viết riêng, vì nó tính ra tiền sai mà nhìn không thấy.
Khi lên đơn theo thùng, có hai con số cùng dính tới hệ số quy đổi: số lượng và đơn giá. Số lượng đã được nhân hệ số để quy về ký. Nếu đơn giá cũng bị nhân hệ số một lần nữa, thì thành tiền bị nhân hệ số hai lần.
Cụ thể: 3 thùng, hệ số 12, giá 20.000 đồng một ký.
- Đúng: số lượng 36 ký, đơn giá 20.000, thành tiền 720.000.
- Sai vì nhân đúp: số lượng 36 ký, đơn giá 240.000, thành tiền 8.640.000.
Con số sai lệch tới mức đó thì bị bắt ngay. Nguy hiểm là trường hợp giữa: khi khách có giá riêng tính theo thùng. Lúc đó giá riêng phải được chia ngược lại cho hệ số để ra giá một ký trước khi ghi vào dòng hàng. Quên chia thì thành tiền vẫn ra một con số trông hợp lý, chỉ là cao hơn thực tế — và cả đơn vẫn in ra bình thường.
Luật để khỏi nhầm: số lượng và đơn giá phải cùng một đơn vị. Đã quy số lượng về ký thì đơn giá cũng phải là giá một ký. Không có ngoại lệ nào.
Tồn kho chỉ đúng khi đếm bằng một đơn vị duy nhất
Nếu sổ cho phép ghi tồn kho vừa theo thùng vừa theo ký, thì mọi phép cộng đều phải kèm một bước quy đổi, và bước đó sớm muộn cũng có lần bị bỏ qua.
Nhập vào 20 thùng, bán ra 145 ký, trả lại 2 thùng. Muốn biết còn bao nhiêu thì phải quy hết về một đơn vị. Nếu sổ đã lưu sẵn mọi thứ bằng ký thì phép tính này chỉ là cộng trừ bình thường: 240 trừ 145 cộng 24, còn 119 ký. Nếu sổ lưu lẫn lộn thì mỗi lần hỏi tồn kho là một lần quy đổi tay.
Cũng vì lý do này mà hệ số quy đổi thuộc về mặt hàng, không thuộc về từng phiếu nhập. Một thùng cà chua hôm nay 12 ký, hôm sau vẫn phải là 12 ký. Nếu thực tế mỗi lô một khác thì đó không phải đơn vị quy đổi nữa — đó là hàng cân, và phải cân.
Hàng đếm và hàng cân trong cùng một đơn
Một đơn của vựa thường có cả hai loại: mấy dòng hàng cân theo ký, mấy dòng hàng đếm theo bó hoặc theo trái.
Điểm chung của cả hai là vẫn phải giữ song song số khách đặt và số thực giao — hàng đếm cũng có lúc thiếu, đặt 30 bó mà chỉ có 27 bó. Xử lý hàng đếm bằng một luồng riêng gọn hơn thì tới đúng ngày thiếu hàng lại không có chỗ ghi. Chuyện hai cột này viết riêng ở bài cân hai cột đặt và cân.
Và một mặt hàng bán bằng nhiều đơn vị thì cũng thường có nhiều mức giá theo từng khách — hai chuyện này gặp nhau ở màn lên đơn, nên bảng giá phải tra được theo cả đơn vị lẫn khách. Xem thêm bài giá rau đổi từng ngày.
Hỏi đáp nhanh
Chọn đơn vị cơ bản là gì cho đúng?
Chọn đơn vị nhỏ nhất và ổn định nhất mà mình thật sự đo được — thường là ký. Chọn thùng làm đơn vị cơ bản thì tới lúc khách lấy lẻ nửa thùng là phải ghi số lẻ, và số lẻ trong tồn kho rất khó đối chiếu.
Hệ số quy đổi thay đổi theo mùa thì sao?
Thì đó không còn là đơn vị quy đổi. Một thùng lúc 12 ký lúc 10 ký nghĩa là thùng chỉ là bao bì, không phải đơn vị đo. Trường hợp đó phải cân từng thùng và ghi theo ký, còn "thùng" chỉ nằm ở phần ghi chú cho người soạn hàng.
Có nên cho khách thấy đơn vị họ quen dùng trên hoá đơn không?
Nên, vì hoá đơn là để khách đối chiếu với cách họ đặt. In được cả hai là tốt nhất: số theo đơn vị khách gọi, và số quy đổi theo ký. Bên trong sổ thì vẫn chỉ một con số.
Báo cáo bán chạy nên tính theo đơn vị nào?
Theo đơn vị cơ bản, nếu không thì ba dòng của cùng một mặt hàng không cộng lại được. Muốn biết "bán được mấy thùng" thì lấy số ký chia hệ số ở bước hiển thị, đừng lưu sẵn hai con số.
Làm gì tiếp theo
Lấy một mặt hàng đang bán bằng từ hai đơn vị trở lên và hỏi sổ: hôm nay còn tồn bao nhiêu. Nếu câu trả lời buộc phải kèm chữ "mấy thùng cộng mấy ký" thì sổ đang đếm bằng hai đơn vị, và đó là chỗ nên gộp về một trước khi làm bất cứ việc gì khác.
Xem cách Bắp Non quy mọi đơn vị bán ra về một đơn vị cơ bản.