Hàng dạt là khoản lỗ duy nhất ở vựa rau mà không ai gửi hoá đơn tới đòi. Nên nó cũng là khoản dễ bị bỏ qua nhất. Ghi nó thành một chứng từ có lý do và có giá vốn là cách duy nhất để anh chị biết mình đang mất bao nhiêu và mất ở khâu nào.
Hao hụt phải được ghi bằng một phiếu xuất huỷ riêng: liệt kê mặt hàng, số lượng, lý do huỷ, và chụp lại giá vốn tại thời điểm huỷ. Phiếu này chỉ trừ kho, không đụng tới công nợ của bất kỳ ai, vì đây là hàng của mình hỏng chứ không phải một giao dịch với khách.
Vì sao "bỏ ra một bên rồi thôi" là cách đắt nhất
Cách làm phổ biến: hàng dập thì để riêng, cuối buổi đổ đi. Không ai ghi gì cả. Nhìn thì gọn, nhưng nó lấy đi ba thứ cùng lúc.
Thứ nhất là số tồn kho. Sổ vẫn tính số hàng đó còn nằm trong kho, nên tồn kho lệch dần và không truy được. Chi tiết ở bài tồn kho vựa rau vì sao không khớp.
Thứ hai là con số để ra quyết định. Không biết mất bao nhiêu thì không biết có nên đổi nhà cung cấp, đổi cách xếp hàng lên xe, hay giảm lượng đặt của một mặt hàng hay không.
Thứ ba là khả năng phân biệt hao hụt với thất thoát. Hàng héo và hàng biến mất là hai chuyện hoàn toàn khác nhau. Không ghi thì cả hai đều trông giống nhau: hàng nhập vào rồi không thấy đâu.
Một phiếu xuất huỷ đúng nghĩa gồm những gì
Bốn thứ, thiếu thứ nào cũng làm phiếu mất tác dụng:
- Mặt hàng và số lượng. Phần này ai cũng ghi.
- Lý do huỷ, chọn từ một danh sách cố định: héo úa, dập nát, hư hỏng, hết hạn, mất mát, khác. Danh sách cố định chứ không phải ô ghi chú tự do, vì có cố định mới cộng lại được theo nhóm.
- Giá vốn tại thời điểm huỷ, chụp lại vào chính dòng đó. Giá vốn thay đổi theo từng đợt nhập, nên tính lại về sau sẽ ra một con số khác. Phải khoá nó lại ngay lúc lập phiếu.
- Ngày hàng thật sự bị bỏ, không phải ngày ngồi nhập máy.
Điểm số 2 đáng nói nhất. "Héo úa" và "dập nát" nghe gần giống nhau nhưng chỉ về hai khâu khác hẳn. Héo là hàng nằm quá lâu, tức đặt nhiều hơn bán được. Dập là hàng bị va đập, tức khâu xếp và chở. Gộp cả hai vào một chữ "hư hỏng" là mất luôn thông tin đó.
Ghi giá vốn, đừng ghi giá bán
Đây là chỗ dễ sai và sai thì lệch rất nhiều.
Một két cải mua vào 8.000 một ký, dự định bán 12.000. Đem huỷ 10kg thì mình mất 80.000, không phải 120.000. Phần 40.000 kia là lãi chưa từng xảy ra, không phải tiền đã mất.
Ghi theo giá bán làm con số hao hụt phồng lên, và tệ hơn là nó khiến người ta hoảng rồi cắt lượng đặt quá tay. Ghi theo giá vốn thì con số nhỏ hơn nhưng nó là tiền thật đã ra khỏi túi.
Có một cách đọc khác cũng hợp lý: muốn biết mình mất bao nhiêu cơ hội doanh thu thì tính theo giá bán. Nhưng đó là một con số khác, trả lời một câu hỏi khác, và tuyệt đối không được cộng hai con số đó với nhau.
Đo hao hụt bằng tỷ lệ, đừng đo bằng số tuyệt đối
Một tháng huỷ 4 triệu tiền hàng là nhiều hay ít? Không trả lời được nếu không biết tháng đó nhập vào bao nhiêu.
Con số đáng theo dõi là giá trị huỷ chia cho giá trị nhập trong cùng kỳ, tính riêng cho từng mặt hàng. Ví dụ: tháng này nhập cải ngọt 40 triệu, huỷ 1,2 triệu, tức 3%. Con số 3% đó mới so sánh được, với tháng trước, với mặt hàng khác, với một nhà cung cấp khác.
Vài cách dùng con số này. Mặt hàng nào tỷ lệ cao bất thường thì xem lại lượng đặt, hoặc xem lại nguồn lấy. Tỷ lệ tăng đột ngột ở một tuần thì tìm sự kiện của tuần đó: đổi xe, đổi người soạn, đổi mối lấy hàng. Còn tỷ lệ ổn định và thấp thì đừng đụng vào, vì hao hụt bằng 0 ở hàng tươi là chuyện không có thật.
Hao hụt khác hàng khách trả lại
Hai việc hay bị gộp vì đều là "hàng quay về", nhưng sổ đi hai đường khác nhau.
Khách trả lại là một giao dịch: có khách, có công nợ phải giảm, và hàng có thể còn bán được. Hao hụt thì không có ai đối diện cả, chỉ có hàng và kho.
Chỗ hai việc gặp nhau là khi khách trả lại hàng đã hỏng. Lúc đó phải làm hai bước chứ không phải một: ghi nhận trả hàng để giảm nợ cho khách, rồi lập phiếu huỷ cho phần hàng không dùng được. Gộp làm một là mất một trong hai con số. Chi tiết ở bài khách trả lại hàng.
Vài câu hay được hỏi
Hao hụt bao nhiêu phần trăm là bình thường? Không có con số chuẩn chung, và ai đưa ra một con số chuẩn cho mọi vựa thì con số đó không dựa trên gì cả. Cái dùng được là số của chính sạp mình theo thời gian: tháng này so tháng trước, mặt hàng này so mặt hàng kia.
Có nên trừ hao hụt vào lương người soạn hàng không? Đây là quyết định quản lý chứ không phải quyết định sổ sách, nhưng có một lưu ý thực tế. Nếu người ghi phiếu huỷ cũng là người bị trừ tiền vì phiếu đó thì phiếu sẽ không còn được ghi nữa. Lúc đó mất luôn số liệu, mà mất số liệu đắt hơn nhiều so với phần hao hụt.
Hàng sắp hỏng bán rẻ đi thì ghi thế nào? Đó là một đơn hàng bình thường với giá thấp, không phải hao hụt. Đừng ghi thành phiếu huỷ, vì hàng có đi ra thật và có thu tiền thật.
Phiếu huỷ có ảnh hưởng tới công nợ nhà cung cấp không? Không. Hàng đã nhập là đã nợ nhà cung cấp, hỏng sau đó là chuyện của mình. Trừ khi trả hàng lại cho nhà cung cấp, mà đó lại là một chứng từ khác.
Thử một tuần thôi
Anh chị để một cuốn sổ nhỏ ở chỗ soạn hàng và ghi đúng ba cột: mặt hàng, số ký, lý do. Chỉ một tuần. Cuối tuần cộng lại theo giá vốn.
Con số đó thường làm người ta bất ngờ, và nó là căn cứ đầu tiên để quyết định có cần theo dõi hao hụt tử tế hay không. Bắp Non chụp giá vốn vào từng dòng phiếu huỷ và cộng ra tỷ lệ hao hụt theo từng mặt hàng, nên phép tính ở mục bốn không phải làm tay.