Huỷ một đơn đã giao không phải là xoá nó đi. Đơn đó đã trừ kho, đã ghi nợ, có khi đã có phiếu trả hàng và đã có tiền ra khỏi quỹ. Huỷ đúng là đảo ngược từng thứ theo đúng đường của nó, và có một thứ cố ý không được đảo.
Huỷ một đơn đã giao phải đảo ba sổ: kho cộng lại phần ròng đã xuất, công nợ giảm đúng số đã ghi, và phần điều chỉnh của phiếu trả hàng nếu có. Riêng tiền mặt đã chi ra khỏi quỹ thì không đảo, vì tiền đó đã thật sự rời két.
Vì sao không được xoá, mà phải đảo
Xoá dòng cũ nghe gọn hơn nhiều. Nhưng xoá lấy đi ba thứ.
Mất dấu vết, nên sau này không ai biết đơn đó từng tồn tại, từng giao bao nhiêu, và ai huỷ nó. Hỏng số dư quá khứ, vì bảng kê tháng trước đã gửi cho khách dựa trên những dòng đó, xoá đi là in lại ra một con số khác với tờ đã gửi. Và không giải thích được với khách: họ hỏi "sao tháng này thiếu một đơn" thì mình không có gì để chỉ.
Đảo thì ngược lại. Dòng cũ nằm nguyên, thêm một dòng ngược dấu. Cộng lại ra 0, mà lịch sử vẫn đọc được.
Sổ thứ nhất: kho, đảo phần ròng
Đây là chỗ dễ sai nhất, và sai thì kho thừa hàng không có thật.
Nếu đơn chưa từng có phiếu trả thì phép đảo đơn giản: giao 100kg thì cộng lại 100kg. Nhưng nếu đơn đã có phiếu trả hàng, phải tính đúng phần ròng đã ra khỏi kho. Ba tình huống, ba kết quả:
- Giao 100, khách trả 8 và nhập lại kho. Kho đã giảm ròng 92, nên huỷ đơn cộng lại 92.
- Giao 100, khách trả 8 nhưng hàng hỏng nên đem huỷ luôn. Kho đã giảm 100, nhưng huỷ đơn vẫn chỉ cộng lại 92, vì 8 ký kia đã bỏ đi thật, không quay về được.
- Giao 100, không ai trả gì. Cộng lại 100.
Tình huống 2 là chỗ hay lệch. Cộng thẳng 100 về kho là kho thừa đúng 8 ký hàng đã nằm ở bãi rác, và nó chỉ lộ ra ở lần kiểm kê.
Sổ thứ hai: công nợ, nhớ cả phiếu trả hàng
Công nợ của đơn thì ai cũng nhớ đảo. Thứ hay quên là dòng điều chỉnh của phiếu trả hàng gắn với đơn đó.
Tình huống thật: đơn đã giao, khách trả lại một ít, phiếu trả trừ vào nợ. Sau đó cả đơn bị huỷ. Nếu chỉ đảo phần bán hàng, dòng giảm nợ của phiếu trả ở lại sổ vĩnh viễn, và khách tự nhiên có một khoản âm không ai giải thích được.
Điều làm nó nguy hiểm: chừng nào khách còn nợ dương, khoản âm đó lẫn vào tổng và không ai nhìn ra. Nó chỉ lộ khi số dư đáng lẽ về 0 mà vẫn còn treo một khoản lẻ. Đây là lỗi có thật đã xảy ra trong dự án này, và phải sửa bằng một đợt riêng.
Luật một câu: huỷ đơn thì đảo luôn mọi phiếu trả hàng gắn với đơn đó.
Sổ thứ ba: quỹ tiền, cố ý không đảo
Chỗ này ngược trực giác nên đáng nói kỹ.
Nếu trước đó khách trả lại hàng và mình đã hoàn tiền mặt cho họ, thì tiền đó đã thật sự ra khỏi két. Huỷ đơn không làm tiền tự bay về túi. Nên bút toán quỹ giữ nguyên, không đảo.
Hệ quả đúng là sau khi huỷ, khách sẽ nợ lại đúng số tiền mặt mình đã đưa. Nghe lạ nhưng đúng: mình đã đưa tiền cho họ vì một đơn nay không còn tồn tại nữa, nên khoản đó thành khoản phải thu. Muốn thu về thì lập một phiếu thu, đó là sự kiện mới của hôm nay.
Nếu đảo cả dòng quỹ thì khoản phải thu đó bốc hơi, và mình mất tiền mà sổ không thể hiện.
Ngày của bút toán đảo là hôm nay
Đơn hàng ghi sổ theo ngày khách nhận hàng, nguyên tắc đó ở bài một đơn giao hôm nay ghi sổ ngày nào.
Nhưng bút toán đảo thì mang ngày hôm nay, cố ý khác. Lý do: huỷ là một sự kiện của hôm nay. Nếu ghi lùi về ngày đơn gốc thì mình đang sửa vào một kỳ có thể đã chốt và đã gửi bảng kê cho khách, mà in lại ra con số khác với tờ đã gửi là mất uy tín.
Nhờ luật này mà huỷ được cả những đơn thuộc kỳ đã khoá sổ, mà không phá kỳ đó.
Phải báo cho người bấm nút biết
Một chi tiết nhỏ về cách làm nhưng quan trọng. Khi huỷ một đơn có kéo theo phiếu trả hàng hoặc khoản hoàn tiền, hệ thống phải nói ra.
Người dùng chỉ bấm "huỷ đơn". Nếu đằng sau đó có hai chứng từ khác bị đụng vào mà màn hình im lặng, thì tới lúc đối chiếu họ sẽ không hiểu vì sao số dư của khách lại thế. Thông báo nên nói rõ đã đảo mấy phiếu trả, và khách còn nợ lại bao nhiêu do khoản hoàn tiền trước đó.
Vài câu hay được hỏi
Lý do huỷ có bắt buộc phải ghi không? Nên bắt buộc. Không phải để kiểm soát ai đó, mà vì sau ba tháng nhìn lại một đơn bị huỷ mà không có lý do thì không ai dựng lại được câu chuyện. Lý do cũng là dữ liệu: huỷ nhiều vì "khách đổi ý" khác hẳn huỷ nhiều vì "không đủ hàng".
Huỷ đơn có làm mất số thứ tự chứng từ không? Không nên. Đơn bị huỷ vẫn giữ mã của nó và vẫn tra được. Dãy mã có chỗ trống là dấu hiệu ai đó đã xoá thật chứ không phải huỷ.
Sửa đơn và huỷ đơn, khi nào dùng cái nào? Đơn chưa ghi sổ thì sửa. Đơn đã giao và đã ghi nợ thì hàng dư xử bằng phiếu trả, hàng thiếu xử bằng một đơn bù, còn huỷ chỉ dùng khi cả đơn không còn giá trị.
Huỷ đơn có ảnh hưởng tới giá vốn không? Không. Giá vốn được tính từ các lần nhập hàng, không phải từ các lần bán. Xem bài nhập hàng và nợ nhà cung cấp.
Tìm khách có số dư âm
Anh chị tìm trong sổ những khách có số dư đang âm mà không phải do trả trước.
Gần như chắc chắn mỗi khoản âm đó là dấu vết của một lần huỷ đơn chưa đảo hết, và đó cũng là cách nhanh nhất để biết cách huỷ hiện tại của mình có đủ hay không. Bắp Non đảo cả phiếu trả khi huỷ đơn, còn dòng quỹ thì giữ nguyên, đúng ba luật ở trên.
Đọc tiếp: khách trả lại hàng.