Ai làm vựa rồi cũng tới lúc phải giao bớt việc, và cũng tới lúc lo đúng một chuyện: giao sổ là lộ hết. Cách gỡ không nằm ở chỗ tin hay không tin ai, mà ở chỗ cắt lát dữ liệu cho đúng. Mỗi người thấy đúng phần việc của mình.
Cách cắt gọn nhất cho vựa là theo khách phụ trách: mỗi nhân viên chỉ thấy khách được giao cho mình và đơn của những khách đó. Giá vốn, tổng doanh thu sạp và phần tài chính tách riêng bằng quyền, không dính vào việc lên đơn hằng ngày.
Cắt theo khách phụ trách, đừng cắt theo người tạo đơn
Có hai cách cắt, và chúng khác nhau nhiều hơn vẻ ngoài.
Cắt theo người tạo đơn nghĩa là ai lên đơn thì thấy đơn đó. Nghe tự nhiên, nhưng nó vỡ ngay ngày đầu. Nhân viên A nghỉ, B lên đơn hộ cho khách của A, thế là đơn đó biến khỏi tầm nhìn của A. Rồi khách gọi hỏi, A không tra được.
Cắt theo khách phụ trách thì mỗi khách gán cho một người, và người đó thấy mọi đơn của khách mình bất kể ai gõ. Cách này khớp với cách vựa vận hành thật: quan hệ là với khách, không phải với từng đơn.
Chọn cách thứ hai thì có một hệ quả phải chấp nhận. Khách chưa gán cho ai thì không nhân viên nào thấy. Nên việc gán khách phải là một bước bắt buộc khi tạo khách mới, không phải một ô tuỳ chọn ai nhớ thì điền.
Ba thứ nên giữ lại cho riêng chủ sạp
Giá vốn. Đây là thứ nhạy cảm nhất và cũng ít cần nhất cho việc lên đơn. Người bán hàng cần biết giá bán, không cần biết mình mua vào bao nhiêu. Tách được cái này ra là giải quyết được nửa nỗi lo.
Tổng doanh thu và lãi của sạp. Nhân viên thấy doanh số của chính mình thì tốt, nó là động lực. Thấy tổng của cả sạp thì không phục vụ việc gì trong ngày.
Phần tài chính: quỹ tiền, phiếu chi, điều chỉnh công nợ. Đây là ranh giới rõ nhất. Tạo khách và lên đơn là việc bán hàng, còn sửa một dòng sổ nợ là việc tài chính. Hai việc đó không nên đi cùng một quyền, kể cả với người làm tốt cả hai, vì quyền là thứ ở lại sau khi người đó nghỉ.
Ai đã sửa cái gì, lúc nào
Phân quyền lo chuyện ai được làm gì. Còn khi trong sạp có chuyện, thứ anh chị cần là nhật ký: ai đã làm gì, lúc nào.
Nên ghi lại: sửa đơn đã chốt, huỷ đơn, đổi giá, điều chỉnh công nợ, xoá khách. Mỗi dòng ghi người làm, thời điểm, và đổi từ gì sang gì.
Có nhật ký thì tranh cãi xong trong hai phút. Không có thì nó kéo thành lời qua tiếng lại, mà cái đó hại hơn chính cái sai ban đầu.
Đừng ngồi soi nó mỗi ngày. Nó là chỗ tra khi cần. Người làm biết thao tác nào cũng để lại vết thì tự khắc cẩn thận hơn. Chỉ vậy thôi.
Đừng cắt tới mức người ta không làm được việc
Đây là lỗi ngược lại và cũng hay gặp.
Cắt quá tay thì nhân viên phải gọi chủ sạp cho từng việc nhỏ, và cuối cùng chủ sạp làm nhiều hơn trước. Vài thứ nên để mở kể cả khi thoạt nhìn thấy tiếc:
- Xem tồn kho. Không cho xem thì lên đơn kiểu gì.
- Xem số dư nợ của khách mình phụ trách. Đây chính là thông tin họ cần khi khách hỏi.
- Tạo khách mới. Chặn cái này là chặn luôn việc bán thêm.
Nguyên tắc gọn: cắt theo phạm vi dữ liệu, tức khách nào và đơn nào, chứ đừng cắt theo thao tác trừ khi thao tác đó động tới tiền.
Khi nào nên bắt đầu
Không phải ngay từ đầu. Một người làm thì phân quyền là việc thừa.
Mốc hợp lý là khi có người thứ hai cùng ghi vào sổ. Từ lúc đó trở đi, hai câu hỏi bắt đầu có ý nghĩa: ai được xem gì, và ai đã sửa gì. Trước mốc đó thì mọi thứ nên để mở cho nhanh.
Một mốc thứ hai đáng để ý là khi bắt đầu thuê người ngoài gia đình. Không phải vì tin hay không, mà vì lúc đó sạp cần một cách làm việc không phụ thuộc vào quan hệ cá nhân.
Vài câu hay được hỏi
Nhân viên nghỉ thì làm gì với khách của họ? Gán lại cho người khác, đừng xoá tài khoản ngay. Xoá tài khoản có thể làm mất tên người trong nhật ký cũ, mà nhật ký cũ là thứ cần nhất khi rà lại về sau. Khoá tài khoản là đủ.
Có nên cho nhân viên xem doanh số của chính mình không? Nên. Đó là con số họ tác động được và nó khuyến khích bán thêm. Cái không nên cho xem là doanh số của người khác, vì so bì trong sạp tốn kém hơn phần lợi thu được.
Tài xế có cần tài khoản riêng không? Nếu tài xế chỉ nhận phiếu giấy đi giao thì không cần. Cần khi họ phải xác nhận đã giao hoặc ghi số cân, và lúc đó cấp một quyền rất hẹp, chỉ đúng đơn của tuyến hôm đó.
Chủ sạp có nên dùng chung tài khoản với người nhà không? Không. Dùng chung là mất luôn ý nghĩa của nhật ký: mọi thao tác đều mang tên một người, và khi cần tra thì không tra được gì.
Thử một câu hỏi
Nếu ngày mai người phụ việc nghỉ đột ngột, anh chị có tra được họ đã sửa những gì trong tuần qua không?
Trả lời được thì phân quyền và nhật ký đang đủ dùng. Không trả lời được thì đó là chỗ nên làm trước, trước cả việc cắt bớt quyền của ai. Bắp Non cắt phạm vi theo khách phụ trách và ghi nhật ký mọi thao tác động tới tiền, đúng hai chỗ ở trên.
Đọc tiếp: sổ nợ vựa rau và huỷ một đơn đã giao.